Программы iiko как синхронизировать с 1 с

Программы iiko как синхронизировать с 1 с

Обмен данных iiko и 1С: какие возможности открывает синхронизация систем

Система iiko или айко – программа для управления ресторанным бизнесом, которая позволяет сэкономить средства на контроле разных сфер за счет автоматизации. Полезна для владельцев бизнеса, топ менеджеров, бухгалтера, шеф-повара, официантов. Вопрос интеграции iiko и 1С – один из самых популярных, поскольку система позволяет формировать, редактировать анализировать отчеты, вести статьи расходов, но не предоставляет возможности оформлять налоговую отчетность, для которой разработана 1С.

Айко регистрирует продажи, предоставляет инструменты для управленческого и товарно-складского учета в заведении. Программа делает ресторан успешным, но не позволяет выполнить бухгалтерский учет как 1С, необходимый для предоставления корректных отчетов в государственные органы.

В финансовых вопросах iiko предоставляет следующие возможности:

1. Контроль денежных потоков в онлайн режиме.
2. Отслеживание задолженностей по поставщикам.
3. Работа с отрицательными остатками.
4. Напоминание о сроках запланированных платежей.
5. Обмен данными с 1С.

Последний пункт крайне важен, который является причиной выбора данной системы для управления ресторанного бизнеса.

Почему разные программы усложняют работу бухгалтера

Отсутствие связи учетной системы заведения и программы 1С усложняет деятельность бухгалтера. Для получения данных, работник должен вручную вносить каждый документ из одной системы в другую. Это требует значительных трат драгоценного рабочего времени, которое можно потратить на другие задачи. Кроме того, не исключен человеческий фактор, ошибки при переносе данных, потери конкретных фактов. Некорректно перенесенные документы могут привести к недостоверной отчетности, предоставляемой в гос. службы, а впоследствии и штрафы за недочеты.

Для чего выполняется перенос данных

Облегчить задачи бухгалтера по созданию отчетов и финансовых подсчетов можно. Программы позволяют делать типовую выгрузку, чтобы сотруднику больше не приходилось вручную вносить документацию. Данные из айко автоматически переносятся в бухгалтерскую систему 1С. Также работнику не требуется повторно вписывать данные, ранее внесенные в иную систему.

Какие сведения переносят из одной системы в другую

При выгрузке переносится:
✔ справочники номенклатуры,
✔ склады и контрагенты,
✔ приходы, акты реализации, расходные, акты приема и оказания услуг,
✔ перемещение, приготовление, инвентаризации.

Если необходимо интегрировать больше документации, внешние заказы, то следует провести персональную доработку стандартной выгрузки. Если айко в заведении охватывает не все рабочие сферы, то может появиться потребность в обратной отправке данных из бухгалтерской системы.

В сетевых заведениях система 1С не всегда справляется с управленческим отчетом и нагрузкой, поэтому возникает необходимость в создании центрального управления финансовыми оборотами организации. В таком случае помогает программа на базе 1С под названием БИТ.Финанс. С ней также важно провести интеграцию и грамотную настройку, чтобы информация от систем была корректной. На ее основе принимаются многие решения, направленные на продвижение и развитие ресторана.

Сведения из системы айко выгружаются в формат, необходимый для последующего импортирования в 1С. Достаточно выбрать пункт «Обмен данными» и указать необходимую программу. Выгрузка работает как через файл, так и через сеть с помощью сервера программ.

Система автоматизации бизнеса iiko – надежный помощник для каждого владельца заведения общественного питания, будь то маленькая кофейня или большой ресторан. Программа помогает контролировать бизнес и управлять сферами из любой точки мира в режиме онлайн. И одно из главных преимуществ – возможность интеграции с 1С, что упрощает работу бухгалтера и помогает свести к минимуму ошибки в создании финансовых отчетов.

Инструкция по загрузке из iiko в "1С:Общепит"

Для загрузки данных о реализации из системы iiko в «1С:Общепит ред. 3.0» и «1С:Общепит КОРП ред. 3.0» существует обработка «Загрузка продаж из iiko» (раздел Общепит продажи – группа Обмены):

Настройка обмена информацией

При загрузке из iiko обмен информацией о продажах фронта производится при помощи файлов выгрузки из iiko.

На форме обработки следует указать каталог файлов, содержащих данные продаж из iiko, а также установить режим работы, определяющий, где будут производиться операции обмена:

• на сервере
• на клиенте.

Для файловых баз следует установить значение «На сервере». Для серверных баз режим «На сервере» возможен только при запуске конфигурации непосредственно на сервере:

Установка соответствий

Для выгрузки необходимо установить соответствие данных, что можно сделать на закладке «Установка соответствий» в области «Соответствия объектов»:

Имеется возможность установить соответствия для каждого из следующих справочников:

• кассы ККМ

Соответствие на закладке «Кассы ККМ» должно быть заполнено обязательно, так как загрузка данных при помощи данной обработки возможна только при условии, что известно, из какой кассы получать данные.

Кнопкой «Получить кассы ККМ» происходит получение всех касс ККМ базы iiko:

После этого необходимо нажать кнопку «Заполнить соответствия». Существует 2 варианта заполнения соответствий:

• по совпадению номера и кода 1С
• по совпадению рег. номера и кода 1С.

Мы можем установить отбор по подразделению, если кассы ККМ привязаны к подразделениям компании, и очистить отбор:

• виды оплат

Закладка «Виды оплат» содержит табличную часть для установки соответствий по видам оплат:

Сначала необходимо получить элементы справочников «Виды оплаты» при помощи кнопки «Получить виды оплат»:

Далее необходимо «Заполнить соответствия» либо по полному совпадению наименований, либо по совпадению кода iiko и кода 1C:

Кнопка «Только незаполненные» предназначена для отображения строки только с незаполненными соответствиями. Эта кнопка расположена на всех закладках, кроме «Кассы ККМ».

• номенклатура

На этой закладке устанавливаются соответствия для номенклатуры. Это делается с помощью кнопки «Получить номенклатуру» одним из следующих способов:

• вся номенклатура
• по актам реализации
• по актам списаний
• по расходным накладным
• по приходным накладным.

После чего нужно выполнить автоматическое заполнение соответствий кнопкой «Заполнить соответствия». Можно заполнить соответствия по совпадению кода из iiko и кода из 1C или по полному совпадению наименований:

• модификаторы

Заполнение табличной части закладки «Модификаторы» идентично заполнению табличной части закладки «Номенклатура»:

Однако настраивать соответствия необходимо только для модификаторов, оказывающих влияние либо на продажную цену товара/блюда, к которым эти модификаторы привязаны в документах продажи, либо к которым привязана номенклатура.

• причины отмен и списаний

На закладке «Причины отмен и списаний» настраиваются соответствия для документов списания:

Сначала получаем элементы справочников с помощью кнопки «Получить причины отмен и списаний». Есть возможность получить акты по следующим причинам:

• причины по актам реализации и списаний
• причины по актам реализации
• причины по актам списаний.

После чего нажимаем кнопку «Заполнить соответствия».

Получение данных из iiko

После успешного заполнения соответствий необходимо получить данные из iiko.

На закладке «Продажи» устанавливаем период, по которому загружаем данные, после чего нажимаем на кнопку «Загрузить». Далее выбираем вид загружаемых из iiko данных:

• продажи
• удаления
• продажи и удаления.

После проверки корректности полученных данных из файлов iiko можно начать создавать:

• чеки общепита — данные из загруженных документов сгруппируются в создаваемые чеки общепита по дате
• целевые документы на основании чеков общепита – с помощью кнопки «Загрузить чеки общепита и создать целевые документы.

Самохин Руслан,

Консультант Компании «АНТ-ХИЛЛ»

Тел. (473) 202-20-10

При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна

Передаем накладные из 1С в IIKO (Айко)

В прошлой публикации был презентован сервис для передачи документов из 1С в IIKO, который называется izi.cloud. В первой версии было много недочетов, таких как: отсутствие сжатия в передаваемых данных, ручное сопоставление позиций справочников при повторной выгрузке, необходимость доступности сервера IIKO извне и др. Однако главным упущением, на мой взгляд, было отсутствие описания простого сценария использования данного решения. В настоящей публикации я постараюсь восполнить этот пробел.

Постановка задачи

У нас имеется документ Поступление товаров и услуг в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. На основании данного документа мы хотим получить Приходную накладную в IIKO.

Выгружаем по шагам

Сразу после запуска внешней обработки откроется форма выбора подключения:

Добавим новое подключение:

Выберем добавленное подключение и нажмем "Подключиться"

Необходимо подождать некоторое время, пока загрузятся справочники из IIKO.

После выбора типа документа нажмем на кнопку "Подбор" и добавим выгружаемые документы:

Далее жмем на кнопку "Заполнить таблицы". Должны появиться вкладки с таблицами сопоставления, в которых соотносим реквизиты выгружаемых документов со справочниками IIKO.

Перейдем к первой таблице "Номенклатура":

Для сопоставления выберем строку с пустым значением IIKO и двойным кликом вызовем окно с данными. Воспользовавшись поиском можно быстро найти нужное значение:

Таким образом сопоставим все значения во всех таблицах и нажмем кнопку "Передать в IIKO":

В завершение должно появится сообщение о результатах отправки документа в IIKO. После этого можно перейти в IIKO и найти созданный документ по номеру из сообщения:

Все документы выгружаются непроведенными.

Версии программного обеспечения

Платформа — 1С:Предприятие 8.3 (8.3.11.2867). По идее подойдет и гораздо старше, начиная с появления методов для работы с HTTP, строковые функции типа СтрРазделить.

Конфигурация — Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.52.36). Данная версия просто использовалась для разработки, однако не так много объектов прикладного решения было задействовано и обработка должна работать на многих других версиях без исправлений или с внесением минимальных корректировок.

IIKO — работа проверена на версиях, начиная с 4.5.4038 по 6.2.2023 (как Chain, так и RMS).

Сервер IIKO должен быть доступен извне, для возможности подключения к нему сервисом izi.cloud. При невозможности внешнего подключения для обмена используется standalone версия сервиса.

Вместо заключения

Спасибо всем, кто дочитал до конца. Приветствуются комментарии, замечания, указания на ошибки, предложения.

Особенности интеграции мобильного приложения по заказу доставки еды с iiko, R-Keeper и 1С

В этой статье мы осветим большой блок интеграции мобильных приложений по заказу доставки еды с внутренними учетными системами заказчиков — сетями кафе и ресторанов от 3 точек. На самом деле, не все с самого начала обращают внимание на этот аспект, и интеграция упускается из виду, а зря.

Почему это важно?

Возможно, пока компания маленькая, вопрос интеграции вас не будет сильно волновать. На этом этапе вы можете получать заказы на электронную почту или мессенджер, и обрабатывает их не оператор в колл-центре, а администратор заведения.

Но как только сеть кафе или ресторанов начинает расти, очень важно, чтобы все элементы системы работали как единое целое. И мобильное приложение, как одна из составляющих экосистемы привлечения клиентов, также должно быть интегрировано со всеми внутренними элементами.

Казалось бы, надо всего-то, чтобы заказы уходили в нужное место и меню обновлялось. На самом деле, это только верхушка айсберга.

С чем возможна интеграция?

В общепите 2 выделенных лидера — это системы iiko и R-Keeper. Намного реже клиенты пользуются 1С или СБИС.

Есть еще различные уникальные системы, однако встречаются крайне редко. Поэтому важно рассмотреть особенности интеграции именно с первыми двумя системами.

Что входит в объемный блок интеграции:

• В первую очередь, автоматическое отправление заказов сразу во внутреннюю систему, а не на почту, чтобы оператору не приходилось перезабивать их руками — экономия трудозатрат.
• Меню, или каталог товаров, должно автоматически подтягиваться из общей системы с правильными ценами.
• Стоп-лист также должен подтягиваться автоматически вместе с меню, чтобы потребитель ненароком не заказал позицию из стопа.

• Бонусная система — начисление и списание бонусов на совершенные заказы.
• Акции, промокоды, скидки должны корректно срабатывать на нужные категории товаров.Статус заказа должен отображаться в режиме реального времени, чтобы гость мог отследить, едет ли уже к нему заказ или еще готовится.
• Мелкие детали, которые все же влияют на покупательскую активность и лояльность — интернет-банкинг, СМС-оповещения, время доставки, граммовка, КБЖУ, аллергены и прочее.

Возможно, дочитав до этого момента и представив объем работ, вы подумаете: “Да может и не нужно мне это все? Есть же колл-центр, пусть операторы принимают заказы. Зато сэкономлю на разработке”. В качестве примера мы приведем вам кейс одной компании — какую выгоду им удалось получить благодаря мобильному приложению.

Некая компания “Х” готовит и доставляет еду. Имеет несколько ресторанов в разных районах города.Количество заказов в день: 200-300.

Сайт — заказ — оператор — кухня. 4 оператора в штате, затраты (зарплата, налоги, прочие отчисления; содержание рабочего места): примерно 200 000 руб./мес.

Стало:

Приложение — заказ — кухня. 2 оператора в штате, затраты (зарплата, налоги, прочие отчисления; содержание рабочего места): примерно 100 000 руб./мес.

Итого экономия: 100 000 руб./мес. или 1 200 000 руб./год.

И это только на оформлении заказов!

Внедрили приложение по сбору заказов:

• Заказы отправляются сразу на производство. Операторы — на экстренный случай.
• При этом на кухню того или иного ресторана они распределяются автоматически по территориальному признаку, в зависимости от адреса доставки.
• Гость теперь может оформить предзаказ на доставку и самовывоз к определенному времени.
• На каждый тип заказа (доставка, самовывоз) отображается свое меню.

Итак, какие нюансы следует учесть, если планируете разрабатывать приложение самостоятельно или отдать новичкам?

• Плохое качество документации самих внутренних систем. Мы неоднократно встречали случаи, когда какой-то параметр не был описан в документации и приходилось его искать методом научного тыка.
• Разные конфигурации сервера. У iiko есть общий сервер, и все подключение идет к нему. Плюсы этого в том, что при переносе исходного кода на другой проект, он почти всегда запускается без особых проблем, чего не скажешь о нашем опыте общения с R-Keeper. Там сервер как правило стоит непосредственно внутри организации и каждая система как новая.
• Связь не всегда устойчивая. К примеру, iiko.biz иногда становится недоступен. В этом случае делается несколько попыток отправить заказ в ресторан. Если это не удается, используется резервный канал — отправки заказа e-mail. Тут важно и с заказчиком проговорить, что такие ситуации возможны, чтобы они выполняли отдельный процесс обработки таких заказов.
• Ввод адреса доставки. У систем есть свой классификатор улиц и домов, и, если передавать название улицы, не совпадающее по названию (к примеру улица К.Маркса или Карла Маркса и множество прочих написаний), то заказ попадает в ошибку и не идет на производство. Наше решение: мы создали у себя дублирующий справочник улиц и предлагаем пользователю выбирать адрес исходя из этого списка.
• Распределение заказов по географическому принципу. Каждый заказ автоматически уходит на кухню того ресторана, который находится ближе всего к адресу доставки, а для отдаленных районов будет больше стоимость доставки или минимальный чек заказа.

• Проверка онлайн-оплаты заказа. Это относится к заказам с онлайн-оплатой. Если платеж не прошел, система не отправляет заказ на производство. Гостю приходит оповещение с просьбой предварительной оплаты заказа, и только оплаты заказ уходит на кухню.
• Разные пути адресации заказов. В зависимости от пожеланий заказчика заказы можно отправлять как на колл-центр для ручной обработки и перезвона клиенту, так и напрямую на производство.

Здесь возникает нюанс: если заказ ушел сразу на производство и его начали готовить, а гость передумал или ошибся? Наше решение: создавать “черные” и “белые” списки пользователей.

Если у пользователя есть один удачный заказ — он попадает в “белый” список и заказ идет сразу на производство.

Если клиент чем-то не подходит — то его размещаем в “черный” список и заказ он может осуществить только по полной предоплате картой (смотри пункт 4).

• Внутренняя переадресация заказов. В каждом ресторане периодически случаются ЧП, при которых приготовление еды или доставка становится невозможным (отключили воду или электричество, нет курьеров и др.). В этом случае конкретному ресторану мы добавили возможность отключения самовывоза заказа, а заказы доставки переключать на отправку в колл-центр, чтобы они вручную переадресовывали их в другие рестораны сети.
• Время доставки. Один из важных параметров оформления предзаказа: гость может оформить предзаказ на доставку или самовывоз на любое желаемое время. Например, с вечера можно оформить предзаказ блюда на завтрак. А ужин запланировать днем, чтобы избежать долгого ожидания доставки в часы высокой загрузки.
• Статусы доставки. При нормальной интеграции клиент еще получает информацию и о том, в каком состоянии находится сейчас его заказ: передан на кухню, собран, передан курьеру. И приложение дополняет эту функцию push-уведомлением пользователю.

В ближайшем будущем еще будем реализовывать показ местонахождения курьера на карте, но об этом в другой статье.

• Разное меню. Нередко случается, что на доставку, на самовывоз и на заказ в зале у ресторана разные меню. Важно реализовать интеграцию так, чтобы пользователь не заказал случайно то, что не отправляется на доставку. Для этого мы сделали специальную надстройку: прямо из учетной системы можно задавать параметры для блюд, какие доступны на самовывоз, на доставку или другие способы подачи.
• Скидки на самовывоз. У многих ресторанов есть распространенная практика — предоставлять скидку на самовывоз заказа, чтобы не тратиться на курьеров. В большинстве случаев, скидки распространяются не на все позиции (например, не действует на комбо-наборы и акционные позиции). Доработали так, чтобы и эти категории можно было указывать напрямую из учетной системы.
• Размер порции. Например, в iiko размер блюда указан как “Порция”, так как это важно для других процессов. А потребителю при заказе еды важно знать вес блюда в граммах. Добавили еще одну надстройку для указания размера в граммах или миллилитрах.
• Типы оплат и типы доставки. Сейчас потребителю на выбор предоставляется, как правило, 3-4 типа оплаты заказа (курьеру наличными или картой и онлайн картой, плюс иногда Apple Pay или оплата с привязкой карты). А также — 2-3 способа доставки (доставка, самовывоз, доставка до подъезда, заказ из зала ресторана и др.). Все эти особенности также важно создать в iiko, чтобы шел правильный учет заказов.

• Сдача с купюры. Вытекает из предыдущего пункта. При оплате наличными, для удобства и быстроты расчетов клиент может указать, с какой купюры нужна сдача. Эти данные передаются в ресторан, и курьер выезжает с необходимым количеством денежных средств для сдачи.
• Количество персон. Еще один параметр, который важно выводить в корзине, чтобы данные попадали в iiko. Например, для статистического учета.
• Точные данные для курьера. Как правило, сейчас никто не ограничивается улицей, домом и квартирой. При оформлении заказа гостю нужно еще указать номер подъезда, этаж, наличие домофона или код от него для удобства курьера.

Мы считаем, что в ходе своей работы собрали много подводных камней, которые превратили в достаточно большой пул ценного опыта. Мы с радостью делимся своим опытом с читателями и думаем, что этот материал будет полезен как собственникам бизнеса, которые планируют запускать мобильное приложение по доставке, так и начинающим программистам в качестве неплохого чек-листа при интеграции с учетными системами.