Как провести в программе 1с опоздавшие документы

Первичный документ «опаздывает»: как и когда отражать его в учете

Когда отражать операцию в учете? Закон о бухучете требует, чтобы хозяйственные операции были отражены в учете в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Даты, на которые, в частности, должны быть признаны доходы/расходы, определены П(С)БУ 15 и П(С)БУ 16. И безосновательно переносить отражение доходов/расходов на другой период.

С другой стороны, тот же Закон о бухучете устанавливает, что хозоперации в учете должны отражаться на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете).

Но если первичный документ «опаздывает», то как же тогда выполнить требования Закона о бухучете об отражении операции в периоде ее осуществления? Сейчас этот вопрос можно считать более-менее урегулированным в законодательстве . Так, в п. 2.6 Положения № 88* установлено, что в случае, если на момент составления финотчетности предприятие своевременно не получило от контрагента первичный документ, оно имеет право (если это предусмотрено графиком документооборота) показать операцию в бухучете на основании:

«надлежащим образом оформленного внутреннего первичного документа (акта), составленного должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг».

Иначе говоря, законодатель четко определил, что в первую очередь нужно соблюдать правило об отражении операции в периоде ее осуществления. Поэтому безосновательно откладывать момент отражения доходов/расходов на другой период.

Дата отражения операции в бухучете сейчас прямо не привязана к дате оформления первичного документа. Достаточно, чтобы этот документ в принципе был, пусть даже и с более поздней датой.

Поэтому если вы не получили вовремя документ от контрагента, то целесообразно воспользоваться механизмом, который прямо прописан в п. 2.6 Положения № 88, и отражать хозоперацию на основании внутреннего документа**.

** Подробнее о «самодокументе» вы можете прочитать в статье «Первичная азбука»: изменения в Положение № 88» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 22).

Но на практике не для всех этот вариант с «самодокументом» является приемлемым. Поэтому далее разберемся, как все-таки поступать с «опоздавшим» документом и чем чревато отражение операции не в «родном» периоде при получении запоздавшей первички.

Документ поступил в бухгалтерию с опозданием. Первый классический вариант — когда документ, к примеру, акт выполненных работ, попросту поступает в бухгалтерию с опозданием — через месяц или через полгода. Как дальше проводить этот акт в учете? Проводить его текущим месяцем или, может, «самоисправляться»?

Для бухучета несвоевременные акты «критичны», если первичка к вам поступит после утверждения (подачи) годовой финотчетности за год***.

*** Напомним: если ошибки выявлены после завершения отчетного года, но до утверждения (подачи) годовой финотчетности за этот период, то исправительные записи в бухучет вносят 31-м декабря прошлого года.

К примеру, акт, подтверждающий выполнение работ в декабре, приходит только в апреле следующего года.

Поскольку это, по сути, расходы прошлого года (декабря), то просто провести акт в текущем периоде неверно — придется действовать так же, как и в случае исправления прошлогодних бухучетных ошибок — т. е. согласно п. 4 П(С)БУ 6 исправлять ошибку путем корректировки сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного года****.

Кроме того, придется повторно отражать сравнительную информацию в финансовой отчетности (п. 5 П(С)БУ 6).

А что с налогом на прибыль? В декларации по налогу на прибыль складывается такая ситуация — в прошлом году были занижены расходы. А если мы просто проведем акт в текущем периоде, то завысим расходы текущего периода (а это потом чревато штрафами за недоплату налога, если налоговики это отловят).

Поэтому здесь целесообразнее «самоисправиться». Варианта два: подать уточняющую декларацию к декларации прошлого года, приложив «исправленную» финотчетность, или показать исправление в составе текущей декларации (в приложении ВП к ней). Недоплат, а значит, и штрафов в связи с «самоисправлением» декларации предыдущего года здесь не будет .

Теперь перейдем к «менее критичной» ситуации — когда опоздание происходит «в рамках года». К примеру, акт за июль приходит в ноябре. Здесь обратим внимание на то, что ошибка все же затрагивает «квартал».

В бухучете в этом случае достаточно показать расходы в текущем периоде. Ведь ошибка выявлена до окончания отчетного года (правда, все равно нужно составить бухсправку с «разъяснениями» причин несвоевременного отражения хозоперации).

Поданную квартальную финотчетность в этом случае можно не уточнять.

А что для налога на прибыль? Для годовиков — ничего критичного. Ведь по году «все выровняется». А для квартальщиков? Получается, что в одном из кварталов (в котором должен был быть проведен акт) занижены расходы и переплачен налог на прибыль. При этом сворачивать погрешность, ориентируясь на финотчетность следующего периода для целей налога на прибыль, нельзя. Ведь налог на прибыль должен быть рассчитан/уплачен именно по результатам определенного отчетного периода.

Поэтому лучше самоисправиться. Причем проще исправиться в текущей декларации через приложение ВП.

Ведь в таком случае формально можно не переподавать исправленную финотчетность.

Нет возможности составить первичный документ сразу по завершении операции. Еще одна часто встречающаяся на практике ситуация — когда первичный документ не может быть оперативно составлен и хозоперация фиксируется уже следующим периодом.

Например, такая ситуация может быть с компенсацией арендатором коммунальных услуг. Для того, чтобы «перевыставить» арендатору эти услуги, арендодателю сначала нужно получить счет/акт от коммунальных предприятий (а это происходит только в начале следующего месяца), а затем еще и определить, какая часть из этих услуг должна быть компенсирована арендодателем. Поэтому иногда стороны составляют акт о компенсации коммунальных услуг следующим месяцем (т. е. в акте за сентябрь фиксируют возмещение коммунальных услуг за август).

Но, учитывая требования Закона о бухучете о том, что операция должна быть отражена в периоде ее осуществления (ч. 5 ст. 9), так поступать неверно. То есть доходы от компенсации коммунальных услуг арендодателем и расходы арендатора должны проводиться августом. Это подтверждают пп. 10 — 14 П(С)БУ 15 и п. 7 П(С)БУ 16.

Опять же, если документы оперативно получить не удается, можно составить свой внутренний документ. Это разрешает делать п. 2.6 Положения № 88.

Последствия те же, что и в случае, когда документ поступил в бухгалтерию с опозданием. К примеру, если вы «квартальный» плательщик налога на прибыль, то это приводит к искажению доходов (для арендодателя) или расходов (для арендатора) в рамках отчетного периода — соответственно, к недоплате/переплате налога за соответствующий квартал.

Датирование первички следующим периодом. Например, акт за август составлен 3 декабря . Сам по себе этот факт не несет никакого нарушения. Ведь в Законе о бухучете сейчас вообще нет никаких жестких требований о том, какой датой должен составляться документ.

Но здесь важно помнить, что для целей бухучета крайне важно, к какому отчетному периоду относятся предоставленные услуги. Дата же оформления акта является второстепенным обстоятельством. То есть, к примеру, если акт, подтверждающий предоставление арендных услуг за август, датирован сентябрем, то все равно доходы у арендодателя и расходы у арендатора в виде арендной платы подлежат отражению их в бухучете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Применительно к приведенному выше примеру — это август, невзирая на то, что акт датирован сентябрем.

Стоит обратить внимание, что при таком подходе (датировании акта следующим месяцем) могут возникнуть и проблемы с НДС. Ведь п. 187.1 НКУ предписывает формировать налоговые обязательства по поставке услуг по первому из событий, произошедшему ранее:

— либо по дате зачисления денежных средств на банковский счет в качестве оплаты услуг;

— либо по дате оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком налога.

Опять же, в ситуации, когда акт предоставленных арендных услуг составлен 2 сентября за арендные услуги августа, по идее, налоговые обязательства по НДС (при условии, что составление акта предоставленных арендных услуг является первым событием) должны быть признаны 2 сентября. Между тем налоговики считают такой подход нарушением правил ведения бухгалтерского и налогового учета (см. письмо ГНАУ от 20.05.2010 г. № 9895/7/16-1517-08, 5766/5/16-1518).

А это означает, что в условиях рассматриваемого примера возникновение налоговых обязательств по НДС налоговики захотят «увидеть» не сентябрем, а августом (31 августа).

Поэтому, чтобы избежать недоразумений с контролерами, рекомендуем составлять акт предоставленных услуг последним календарным днем месяца, в котором были предоставлены данные услуги.

Соответственно, этим же числом поставщик должен составить налоговую накладную.

Проведение документов в 1С 8.3. Как перепровести документы в 1С

Проведение документов, перепроведение документов и восстановление последовательности проведения документов в 1С 8.3 – очень важная часть работы с программами 1С, с которой следует быть знакомым каждому пользователю. Что же это такое и для чего нужно?

При изменении документов прошедших периодов, либо создании документов в неверной календарной последовательности могут происходить различного рода нарушения и ошибки. Продали позавчера то, что купили завтра. Оплатили аванс три недели назад, хотя выписали нам его только сегодня. Подобных примеров можно привести целое множество, но главное, что их объединяет – непоследовательное проведение документов.

Для исправления этих ситуаций 1С содержит несколько различных механизмов, позволяющих в пакетном режиме последовательно перепровести документы. Рассмотрим самые основные, позволяющие решить эту проблему в большинстве случаев.

Для доступа к обработкам по проведению документов необходимо включить пункт меню «Все функции». Для этого откройте меню и нажмите Сервис – Параметры.