Формирование записей в книге покупок в 1С 8.3 Бухгалтерия
Записи в книгу покупок можно внести как при регистрации первичного документа, так и используя документ Формирование записей книги покупок.
В первом варианте при регистрации счета-фактуры достаточно установить флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, но такой способ не подойдет для поступления ОС и НМА, и отражения НДС с выданных авансов, возвратов и т.д.
Если НДС не был отражен при регистрации счета-фактуры, то его можно отразить именно в документе Формирование записей книги покупок.
Данный документ находится в разделе Операции — Закрытие периода — Регламентные операции НДС.
В форме открывшегося нового документа выбираем Организацию, в данном случае Торговый дом “Комплексный”
Можно автоматически заполнить весь документ по кнопке находящейся в шапке документа, либо же заполнять по отдельности каждую вкладку: Приобретенные ценности, Полученные авансы, налоговый агент, Уменьшение стоимости реализации.
Иногда требуется вручную внести запись в книгу покупок. В таких ситуациях в 1С есть документ Отражение НДС к вычету в разделе Операции — НДС — Отражение НДС к вычету.
В созданном документе заполняем поля: Организация, Контрагент, Договор также на закладке Главное ставим флаг напротив Использовать как записи книги покупок и Формировать проводки. Заполняем Товары и услуги.
Формирование записей в книге покупок в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
В книге покупок учитываются переданные поставщиками при покупке товаров, услуг, материалов, основных средств, счета-фактуры для отражения оплаты НДС. Так же нее можно самостоятельно добавить записи, используя документ 1С 8.3 «Формирование записей книги покупок».
Книга покупок необходима для расчета налога к вычету и ее регламентирует постановление правительства №1137.
Первичные документы
Поступление товаров
Для начала отразим поставку ста досок по цене 75 рублей документом «Поступление (акты, накладные)». Общая стоимость будет составлять 7500 рублей. НДС в нашей ситуации будет составлять 18%.
По регистру БУ и НУ документ создал два движения: 7500 и 1350 рублей (по НДС).
Счет-фактура полученный
Теперь мы должны зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру. Сделать это можно непосредственно из карточки документа, введя номер и дату счет-фактуры.
Счет-фактура создался и заполнился полностью в автоматическом режиме.
Обратите внимание, что у нас автоматически установился флаг в пункте «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Если он не установлен, то отражение в книге покупок будет не датой счет-фактуры, а датой документа поступления.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Документ создал по одному движению сразу в четырех регистрах. В книгу покупок заносятся суммы именно из регистра накопления «НДС покупки». Так же данная счет-фактура отразилась в журнале учета. В регистре «НДС предъявленный» учтена расходная часть по совершенной покупке.
Корректировка поступления
Предположим, что изначально мы хотели купить 100 досок по цене 75 рублей, но впоследствии оказалось, что цена за единицу товара увеличилась на 50 копеек. В связи с этим ООО «Рога» предоставили нам корректировочный счет-фактуру.
Отразить эти изменения в 1С 8.3 можно непосредственно из документа поступления. Выберите пункт «Корректировочный счет-фактура» из меню «Создать на основании».
В созданном автоматически документе перейдем на закладку «Товары» и изменим в строке «после изменения» цену за одну доску с 75 рублей на 75,5 рублей.
Данный документ вычислил разницу в размере 50 рублей, а так же НДС от этой суммы и отразил его в регистре «НДС предъявленный».
Корректировочный счет-фактура полученный
Так же как и при обычном поступлении для корректировочного, тоже нужно указывать счет-фактуру. Сделать это можно аналогичным описанному ранее способу, введя в документ корректировки ее дату и номер. После этого нажмите на кнопку «Зарегистрировать».
Поступление основных средств
Отразим в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 покупку токарного станка стоимостью 350 000 рублей в качестве основного средства.
Обратите внимание, что получить вычет по НДС за основное средство нельзя получить, пока вы не примите его к учету. Поступим проще и создадим не поступление основных средств, а поступление оборудования. Документ с данным видом операции позволяет сразу же принять к учету наш станок.
В этом документе сразу указываются данные для принятия к учету, в том числе и по амортизации.
Если перейти в 1С к проводкам поступления основных средств, вы увидите движения по поступлению и по принятию к учету в бухгалтерском регистре, а так же «НДС предъявленный».
Счет-фактура полученный
Счет-фактура регистрируется точно таким же способом, как и при поступлении товаров и услуг. В ней у нас отразилась общая сумма в размере 413 000 рублей, в том числе НДС 63 000 рублей.
При проведении данный счет-фактура отразился в соответствующем журнале учета.
Формирование записей книги покупок
Этот документ нужен, чтобы отразить вычеты по уплаченному НДС. Найти книгу покупок в 1С 8.3 вы можете в разделе «Операции».
В появившейся форме списка нажмите на кнопку «Создать» и выберите пункт «Формирование записей книги покупок».
Заполним книгу покупок автоматически по кнопке «Заполнить». У нас автоматически появились все три документа, которые мы ввели в программу. Эти документы можно удалить при необходимости, либо добавить новые.
После проверки и указания всех необходимых данных обязательно проведите документ, так как он создает движения в соответствующих регистрах.
Печать книги покупок
Сам отчет по книге покупок вы можете найти в разделе «Отчеты».
В открывшемся окне укажем период с 1 января 2017 года по 30 сентября 2017 года, чтобы сформировать книгу продаж за 3 квартал.
В отчете отразились данные по всем трем введенным нами документам. Вы можете распечатать данный отчет, либо сохранить его во внешний файл при помощи комбинации горячих клавиш Ctrl+S.
Экспресс–проверка данных
Данная обработка 1С располагается в разделе «Отчеты».
Она позволяет проверить правильность ведения книги покупок по НДС и не только. Если в программе есть некорректные данные, то отчет обратит на них ваше внимание.
Перенос и принятие к вычету суммы НДС в нескольких налоговых периодах в 1С:ERP
Входной НДС можно принять к вычету сразу после принятия к учету купленные товары, работы или услуги. В силу разных обстоятельств иногда не выгодно принимать вычет в том же налоговом периоде, а лучше “накопить жирок” и принять его позже.
Например. Компания сделала закупку большой партии товара, получила большую сумму НДС к вычету. Но в этом квартале сделок было мало, основные контракты на продажу купленного товара предполагаются в течении двух следующих кварталах. В таких случаях лучше НДС отложить.
Вычет можно перенести, но есть временные рамки. Отложить вычет можно на период до трех лет. Это предусмотрено пунктом 1.1 статьи 172 Налогового кодекса РФ.
Предположим, что в примере крупная поставка товара оформлена одним документом, а исходящий НДС от продажи компания планирует получить в течении двух последующих кварталов. В данной ситуации выгодно не только перенести НДС, но и разбить вычет по одному счету-фактуре на несколько периодов. Давайте разберем:
- какие вычеты безопасно разбивать на несколько периодов;
- как это сделать в программе 1С:ERP 2.5.
Какие вычеты дробить безопасно, а какие — рискованно
В письмах Минфина от 09.04.2015 № 03-07-11/20293, от 09.04.2015 № 03-07-11/20290 сказано, что можно частично использовать вычеты в разных налоговых периодах. Но есть оговорка — приобретенные товары, работы и услуги не должны быть использованы в качестве основных средств или нематериальных активов. Причина в формулировке признания вычета по ОС и НМА в НК РФ. Там сказано, что вычет входного НДС по ОС и НМА производится в полном объеме после принятия объекта на учет.
По мнению специалистов системы Главбух — это неверно: в полном объеме — это указание на право принять весь вычет НДС при принятии к учету ОС, а не принимать частями по сроку использования основного средства.
С момента публикации письма Минфина появилась полностью положительная арбитражная практика в пользу возможности дробления НДС на несколько налоговых периодах. Как пример, Постановление ФАС МО от 12.02.2013 № А40-86961/11-107-371, от 22.04.2011 № КА-А40/1659-11; от 25.03.2011 № КА-А40/1116-11; ФАС СКО от 17.03.2011 № А32-16460/2010.
С появлением электронных, легко отследить сопоставить даже разбитый на части вычет с данными о начисленном НДС по счет-фактуре у продавца.
Как правильно разбить НДС по одному счету-фактуре в 1С:ERP 2.5
Счет-фактуру необходимо будет зарегистрировать в книге покупок каждого квартала, в котором принимаем часть НДС к вычету.
Рисунок 1 — Регистрация нового счета-фактуры
При создании счета-фактуры и отражении данных в регламентированном учете входящий НДС сразу принимается к вычету в том квартале, к которому относится счет-фактура.
Рисунок 2 — Проводки регламентированного учета
Для того, чтобы перенести часть вычета на следующий период, надо сделать блокировку вычета. Блокировку вычета можно ввести на основании счет-фактуры или через Помощник НДС в конце квартала.
При блокировке вычета программа указывает крайний срок возможной блокировки, который установлен законодательно — 3 года. Есть возможность указать срок блокировки, например, следующий квартал и изменить сумму. В примере переносим 100 000 руб. из 280 800 руб. на следующий квартал. Нажимаем на Заблокировать НДС.
Рисунок 3 — Частичный перенос вычета НДС с одного налогового периода на другой
Проводим счет-фактуру. Теперь проводки документа выглядят так, как на рисунке 4.
Рисунок 4 — Проводки счета-фактуры после регистрации блокировки вычета
Когда необходимо сделать полный или частичный перенос вычетов, лучше воспользоваться Помощником по учету НДС → Прочие операции.
Рисунок 5 — Использование Помощника по учету НДС для переноса вычетов
Здесь можно выбрать несколько счетов-фактур, откорректировать суммы и выбрать нужные даты переноса.
Рисунок 6 — Выбор нескольких счетов-фактур для переноса вычетов по НДС
Важно! При переносе части вычета в Книге покупок указывается только та часть суммы входного НДС, которую заявляем к вычету в текущем квартале. А общая стоимость покупки остается такая же, как в счете-фактуре, а не в части, приходящейся на принимаемую в этом периоде суммы НДС к вычету.
Начисление НДС с полученных авансов в 1С:Бухгалтерия. Исправляем ошибки, уменьшаем налог
Одной из главных задач поставщика является не только выполнение условий договора и последующий отгрузки товара в срок, но и начисление НДС с аванса. Чаще всего большое количество ошибок возникает именно в этом разделе учета.
Каким же образом мы выписываем счета-фактуры на полученные авансы? Возможны два варианта:
1. Предоплата по договору обусловлена договором, и покупатель хочет (а также имеет право) принять к вычету НДС с перечисленной предоплаты
- Сумма аванса определяется исходя из настройки Погашение задолженности документа Поступление на расчетный счет
- Если установлен способ Автоматически, то погашение задолженностей будет происходить, исходя из текущих остатков счета 62.01 (условимся, что мы используем счет 62.01 для учета задолженностей покупателей, а 62.02 для учета авансов) по методу ФИФО
- После закрытия всех задолженностей остаток платежа переносится на счет 62.02, и именно на эту сумму остатка будет выписан счет-фактура на аванс
2. Счет-фактура выписывается в единственном экземпляре «для себя»
В этом случае целесообразно использовать специальную обработку Регистрация счетов-фактур на аванс (Банк и касса — Регистрация счет-фактур — Счета-фактуры на аванс), которая автоматически создаст счета-фактуры на все незакрытые авансы по установленным правилам выписки*.
Самое важное ограничение этого способа – перед регистрацией счетов-фактур на аванс мы должны быть уверены, что:
- Последовательность расчетов с покупателями актуальна
- Выверены дублирующиеся контрагенты и договоры
- Все остатки задолженностей находятся на 62.01
- Все остатки авансов находятся на 62.02
- На 62.02 нет остатков, по которым аванс уже должен был закрыться
- В случае изменений взаиморасчетов в том периоде, за который уже была Выполнена обработка Регистрация счетов-фактур на аванс, необходимо перезапустить
Вкратце рассмотрим каждое из вышеперечисленных ограничений в отдельности:
1. Восстановление последовательности расчетов с покупателями
В Бухгалтерии предприятия есть два способа перепроведения документов:
- перепроведение документов в Закрытие месяца (Операции — Закрытие месяца — Перепроведение документов)
- использования Помощника по учету НДС (Отчеты — НДС — Отчетность по НДС).
Его основной задачей является корректного выполнение всех регламентны операций по расчету НДС.
Перед формированием декларации необходимо выполнить Регламентные операции. Данные операции позволяют избежать ошибок. Позволяют восстановить последовательность документов, осуществить записи в книгу покупок, а также такой инструмент, как Экспресс-проверка ведения учета позволяет не только увидеть ошибки, но и получить рекомендации по устранению их.
В каждой организации должен быть разработан регламент по перепроведению документов и установке даты запрета редактирования, но это уже тема отдельной самостоятельной статьи.
2. Проверка наличия дублирующихся контрагентов и договоров
Эта тема тоже достаточно обширна и выверкой задвоенных контрагентов, конечно, лучше заниматься не во время составления отчетности, а постоянно, в соответствии с разработанными регламентами. Некоторые моменты можно почерпнуть из статьи Эффективная работа со справочником контрагентов, а поиска задвоенных элементов справочников использовать специальные универсальные обработки.
3. Проверка правильности остатков взаиморасчетов на счетах 62.01 и 62.02
Для проверки остатков счета 62 можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость с настройкой Развернутое сальдо и По субсчетам.
Рисунок 1 — Проверка счета 62 без развернутого сальдо и документов расчетов
Смотря на данную таблицу, бухгалтер делает следующие выводы: на начало года в оборотно-сальдовой ведомости есть «минуса», но в течение периода они выровнялись, и на конец квартала остатки верные – все остатки 62.01 дебетовые, 62.02 — кредитовые.
Посмотрим на тот же самый отчет с включенной настройкой развернутого сальдо (Рисунок 2)
Рисунок 2 – Проверка счета 62 с настройкой развернутого сальдо
Мы видим, что на самом деле сумму 207606,73 по контрагенту «Покупатель 6» на счете 62.01 программа считает незакрытым авансом. На счете 62.02 по контрагенту «Покупатель 6» программа, наоборот, считает непогашенной задолженностью. Рассмотрим эту ситуацию подробнее, развернув обороты по контрагенту «Покупатель 6» по документам расчетов (Рисунок 3).
Рисунок 3 – Оборот 62.02 по контрагенту «Покупатель 8» по документам расчетов
Мы видим, что дебетовый оборот по документу Поступление на расчетный счет 16 от 27.02.2019 ошибочен, так как по этому документу не было остатка аванса (не было кредита). Для исправления данной ошибки достаточно расшифровать оборот карточкой счета, найти сделавший неправильный оборот документ и перепровести его.
Порядок исправления выявленных ошибочных движений и остатков во взаиморасчетах достоин отдельной полноценной статьи. В рамках данной статьи ограничимся тем, что закрытие авансов и задолженностей должно проходить обязательно с учетом документов расчетов. Отключение группировки Документы расчетов с контрагентом при анализе взаиморасчетов — распространенная и значительная ошибка.
В итоге, после всех исправлений должна получиться следующая картина: остатки 62.01 – только в дебете 62 счета, остатки 62.02 – только в кредите (рисунок 4).
Рисунок 4 – ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо по субсчетам
4. Проверка незакрытых (незачтенных) авансов
Общая суть проверки незакрытых авансов в том, что при условии выполнения предыдущего пункта нам достаточно убрать настройку «По субсчетам» и проверить, нет ли одновременных остатков по дебету и кредиту у одного контрагента/договора в целом на счете 62. Группировку по документам расчетов можно отключить (Рисунок 5).
Рисунок 5 – ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо
Анализируя данный отчет, мы видим, что у «Покупатель 2» по договору «№2» одновременно «висит» и задолженность 3 399 275,50 и аванс 3 559 642,50. Данная ситуация говорит о том, что авансы по этому договору зачтены некорректно. Если не исправить данную ошибку, то при автоматической регистрации счетов-фактур на аванс на кредитовый остаток в размере 3 559 642,50 будет выписан счет-фактура на аванс и начислен НДС.
Отдельно рассмотрим контрагента «Покупатель 8». В целом, по контрагенту мы видим, что есть и кредитовый, и дебетовый остаток на счете 62, но при детализации по договорам понятно, что дебетовый остаток – на «договоре 8», а кредитовый – на «договоре 8.2». Такая ситуация действительно может быть. Мы должны обратить на нее внимание, но исправлять в данном случае ничего не будем.
После исправления всех незачтенных авансов картина в отчете изменится следующим образом (Рисунок 6).
Рисунок 6 – ОСВ по счету 62 с развернутым сальдо после исправлений
5. Регистрация счетов-фактур на аванс
Наконец, когда мы уверены, что:
- Последовательность расчетов с покупателями актуальна
- Выверены дублирующиеся контрагенты и договора
- Все остатки задолженностей находятся на 62.01
- Все остатки авансов находятся на 62.02
- На 62.02 нет остатков, по которым аванс уже должен был закрыться
Только теперь мы можем воспользоваться автоматической выпиской счетов-фактур на авансы (Продажа – Ведение книги продаж – Регистрация счетов фактур на аванс).
Документ Счет-фактура выданный с признаком На аванс регистрирует следующие движения в системе:
- Бухгалтерскую проводку Дт 76.АВ Кт 68.02 на сумму НДС с аванса
- Запись в регистр НДС продажи – именно на основании данных этого регистра формируется отчет Книга продаж
Повторюсь, в случае изменений взаиморасчетов в том периоде, за который уже была выполнена обработка Регистрация счетов-фактур на аванс, необходимо перевыполнить обработку, причем, в программе реализована возможность не перенумеровывать ранее сформированные документы (это важно, если мы уже распечатали ранее выписанные счета-фактуры).
6. Вычет НДС с авансов полученных
Ранее начисленные суммы НДС с авансов подлежат вычету в том периоде, в котором произошел зачет аванса (дебетовый оборот по счету 62.02). Для регистрации вычета НДС с авансов полученных необходимо создать документ Формирование записей книги покупок (Операции – Регламентные операции по НДС – Формирование записей книги покупок) и заполнить закладку Вычет НДС с полученных авансов.
Документ Формирование записей книги покупок регистрирует следующие движения по НДС с полученных авансов в системе:
- Бухгалтерская проводка Дт 68.02 Кт 76.АВ – на сумму НДС зачтенных в этом периоде авансов
- Запись в регистр НДС Покупки – именно на основании данных этого регистра формируется отчет Книга покупок
7. Сопоставление остатков 62.02 и 76.АВ
Если НДС с полученных авансов был исчислен верно, а также был верно принят к вычету НДС с зачтенных авансов, то кредитовый остаток 62.02 * ставку НДС должен быть равен дебетовому остатку 76.АВ.
Для сопоставления остатков 62.02 и 76.АВ можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по каждому из счетов и сравнить суммы остатков 76.АВ с теми, которые получаются при ручном расчете НДС на основании счета 62.02. Более подробную информацию о том, как проверить правильность начисления НДС с авансов поможет наша статья Проверка НДС с авансов по счетам 62.02 и 76.АВ по продажам для НДС 18% с помощью Excel.
Не стесняйтесь, обратитесь к нам за помощью и мы поможем вам наладить учет НДС с авансов, поправить все ошибки, пересдать НДС за прошлые периоды, мы действительно имеем огромный опыт в исправлении ошибок НДС.
- обучим работе
- настроим программы
- допишем новые функции
- будем регулярно обновлять программы
и консультировать по вопросам учета
Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.
—>