Инструкция по созданию шаблонов документов (договора, счета, акты . ) в Битрикс24
Без шаблонов документов мы тратили порядка 6 человеко часов в неделю на заполнения всех счетов, договоров и прочее. Сейчас у нас все подгружается автоматически из карточки клиента. Рассказываем как за 15 минут убрать рутину с ваших менеджеров и бухгалтеров.
- Сложность внедрения: легко
- Время на настройку: От 15 минут
- Время чтения: 3 минуты
- Суть: автозаполнение полей документов
Возьмем нужный нам документ, например, счет на оплату:
2. Теперь нам нужно в нем заменить все поля, которые будут подгружаться автоматически из карточки клиента.
3. Где найти нужные коды для полей:
а) Заходим в любу сделку, контакт или компанию.
б) Нажимаем на кнопку «документ» в верхнем правом углу и выбираем пункт «добавить новый шаблон».
в) Дальше нажимаем на шестеренку и выбираем пункт «список полей».
г) В открывшемся списке ищем нужные поля. Например, мы хотим, чтобы БИК нашей компании подгружался автоматически. В фильтре пишем, что нас интересует.
д) У вас погрузился список полей, где присутствует БИК. Нам нужно найти БИК нашей компании.
е) Нужный код копируем и вставляем в наш документ вместо написанных цифр.
ж) Вот так примерно будет выглядеть наш шаблон, когда мы заменим в нем все нужные поля.
4. Теперь загружаем шаблон в систему. В дальнейшем вы сможете изменить этот шаблон или удалить его.
Шаблоны документов в Битрикс24
Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, содержащий постоянные и переменные поля с данными. Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно когда речь идет о документальном оформлении продаж. С Битрикс24 подготовить бумаги по сделке можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.
В Битрикс24 для профильной работы с шаблоном задается доступ – устанавливается один или группа пользователей, которая будет формировать документ. Для предустановленных стандартных шаблонов по умолчанию задан общий доступ.
Обратите внимание, что документы в CRM и настройка прав к ним доступны не на всех тарифах Битрикс24.
В статье расскажем:
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.
Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:
- Компания
- Контакт
- Сделка (по направлениям)
- Счет
- Лид
- Заказ
- Предложение
Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:
Из выпадающего списка можно сформировать документ, содержащий параметры вашей сделки.
Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.
Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон. После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:
После чего вы попадете на страницу для работы с настройками выбранного бланка.
Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:
- восстановить версию шаблона по умолчанию
- скачать шаблон
- загрузить новый
- отредактировать название документа
- задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
- выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
- определить права доступа для работы с бланком
- сделать привязку к стране
- назначить нумератор через дополнительный конструктор
После внесения правок в шаблон – не забудьте сохранить сделанные изменения. Отредактированный документ сразу будет доступен пользователям портала, которым разрешена работа с шаблоном.
Готовые шаблоны помогут начать работу с документами внутри портала, а при желании на их основе можно разработать и использовать свой набор документации для сопровождения клиентов.
Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?
Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса. В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?
Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.
После загрузки файла откроется уже знакомый нам редактор, где мы сможем определить дополнительные параметры для нашего бланка. Добавленный шаблон появится в списке доступных для генерации документов на портале.
Основное преимущество генератора готовых документов Битрикс24 в том, что он забирает данные, содержащиеся в полях сущности CRM, и выводит их в наш бланк.
Но где же взять шаблон для загрузки в Битрикс24 с прописанными кодами полей подстановки?
Существует 2 способа скопировать символьный код:
- взять информацию по нужным подстановкам из готового шаблона Битрикс24 и использовать у себя
- воспользоваться справочником символьных кодов Битрикс24, встроенным в конструктор документов
Первый вариант подойдет, если поля для подстановки простые, есть в предустановленных шаблонах, и вы быстро можете найти нужные параметры. Второй вариант удобен, когда вы используете для подстановки данных не только штатные, но и пользовательские поля сущностей и работаете с объемом больше 5 кодов подстановки.
Справочник символьных кодов доступен по кнопке Документ –> Добавить новый шаблон, далее переходим в шестеренку и выбираем Список полей:
Откроется список доступных символьных кодов. С помощью фильтра ищем нужный параметр:
Копируем код и используем в шаблоне создаваемого бланка для загрузки. Импортируем наш файл, настраиваем параметры доступа и готово – шаблон документа, созданный по уникальному бланку с элементами автоподстановки, будет всегда под рукой вашего менеджера внутри CRM.
Печать и подпись в документах Битрикс24
Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).
Разберем как работает подстановка печати в Microsoft Word.
Открываем наш готовый шаблон документа, в который требуется подставить печать. На добавленном рисунке, который будет отображать нашу печать, выбираем Формат –> Специальные возможности –> Замещающий текст:
Вставляем описание параметра печати —
Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.
В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:
- логотип компании
- печать организации
- подпись директора
- подпись бухгалтера
Используйте подстановку имени для изображений в шаблоне согласно справочнику кодов CRM.
Настройку и загрузку шаблона нужно выполнить единожды, далее использовать для генерации документов из CRM. При необходимости всегда можно внести изменения.
Отправка документов из Битрикс24
Документ из шаблона формируется в один клик. Готовый файл вы можете:
- просмотреть в браузере
- распечатать
- скачать в формате PDF или DOC
- сформировать с подписями и печатью
- отправить через публичную ссылку
- редактировать, как шаблон
- редактировать, как готовый документ
- заполнить или внести изменения в реквизиты компании
Документ можно отправить сразу на email из карточки или вернуться к нему позже – он сохранится в истории сущности CRM.
Если вы захотите повторно сформировать новый документ из шаблона внутри одной сущности, система выдаст предупреждение. Битрикс24 предложит задать для документа новый номер или выбрать предыдущий.
Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:
- склонение имен;
- сложная логика подсчета значений;
- связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.
Три причины использовать шаблоны документов в Битрикс24:
- сокращение времени на документальное сопровождение клиента;
- исключение ошибок ручного ввода данных;
- под рукой менеджера всегда актуальные шаблоны компании.
Для решения задач по настройке и загрузке шаблонов в CRM Битрикс24 обратитесь в нашу компанию по телефону или через форму ниже.
Шаблоны документов
Шаблон документа — это макет для будущего счёта, акта или любого другого документа.
В сохраненной карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка Документ.
По умолчанию, вы можете выбрать для документа один из стандартных шаблонов вашего региона.
Выберите пункт Добавить новый шаблон чтобы перейти к списку шаблонов.
Список содержит краткую информацию о каждом шаблоне.
Настройка шаблона
Для настройки конкретного шаблона выберите пункт Изменить.
Прежде всего задайте название, активность и наличие подписей и печати.
Следующий шаг — привязка к разделам. Вы можете определить, для каких элементов CRM будет доступен этот шаблон.
Например, укажем, что счёт можно создавать только из сделки.
Теперь укажем сотрудников, которые смогут работать с этим шаблоном. Например, только отдел продаж.
Привязка к стране — выберем географическую принадлежность для документа.
Последний шаг — выбор нумератора. Нумератор — это набор правил, по которым Битрикс24 создаст номер документа.
Как установить шаблоны других стран?
Вы легко можете установить дополнительные шаблоны — в списке шаблонов выберите Загрузить шаблоны по умолчанию и страну.
Мы подготовили большой список популярных документов для разных стран.
Для примера, отфильтруем список по немецким документам.
И установим шаблон «Упаковочный лист».
Редактирование и создание шаблонов
Шаблоны хранятся в файлах формата docx. Таким образом, вы легко можете скачать и изменить файл, или даже создать свой собственный шаблон с нуля.
Для примера, скачаем и изменим шаблон для счёта. Для этого в списке шаблонов воспользуемся ссылкой Скачать.
Вот как выглядит файл шаблона.
Мы наглядно видим структуру документа и параметры, вместо которых Битрикс24 подставит реальные данные.
Изменим шаблон — удалим верхнюю таблицу и добавим заголовок с параметром «Название компании».
Перед загрузкой файла шаблона необходимо отключить проверку орфорграфии. Из-за неё файлы после обработки могут не открываться в программе Microsoft Word.
Теперь загрузим изменённый шаблон обратно в Битрикс24. На странице списка шаблонов нажмём кнопку Загрузить и выберем файл.
Укажем настройки для нового шаблона.
Теперь создадим документ на основе этого шаблона.
Готово! Таким образом вы можете подготовить шаблон любой сложности.
Порядок отображения шаблонов
Порядок отображения шаблонов в меню Документ можно менять. Для этого выберите Добавить новый шаблон.
В открывшемся списке кликните на шестеренку.
Поставьте галочку в поле Сортировка и нажмите Применить.
Убедитесь, что в колонке Сортировка значения идут по возрастанию.
Обновите страницу и расставьте строки в нужном порядке. Наведите курсор на строку и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее.
Теперь откройте снова меню Документ и вы увидите, что порядок шаблонов изменился. Порядок шаблонов в меню совпадает с порядком шаблонов в списке.
Список параметров
Шаблоны включают в себя параметры, вместо которых Битрикс24 подставит необходимые данные.
Из списка шаблонов вы можете перейти к полному списку параметров — выберите пункт Список полей.
Таблица содержит список полей и их описание.
Параметров достаточно много, поэтому воспользуйтесь фильтром для поиска конкретного значения.
Как добавить в шаблон список контактов, товаров или налогов?
Как быть, если мы хотим разместить в документе таблицу товаров или список налогов?
Первый вариант — создать простой список товаров.
В этом случае необходимо задать начало и конец блока с помощью параметров и .
Внутри этого блока добавим параметры товаров — название, количество и цену.
Для каждого из товаров Битрикс24 продублирует этот блок.
Метки начала и конца блока для налогов — и .
Метки начала и конца блока для списка контактов — и
Второй вариант — разместить список в таблице.
Для каждого из товаров Битрикс24 повторит эту строчку.
Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?
Для многих официальных документов необходимо подтверждение — подпись или печать.
Давайте разберемся, как разместить в шаблоне место для печати, подписи или любого другого изображения.
Как это работает в LibreOffice?
Добавим в шаблон место для печати.
Для этого вставим в шаблон произвольную картинку, зададим нужный размер и положение.
В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Теперь необходимо указать параметр для изображения — нажмём правой кнопкой на картинке и выберем Свойства.
Нам нужна печать — поэтому в поле Имя вставим параметр печати — .
Готово! Теперь загрузим шаблон в Битрикс24 и проверим его.
Для других офисных программ процесс аналогичный, отличается только настройка параметров.
Как это работает в Microsoft Word?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Формат рисунка.
Переходим в последний блок Замещающий текст и в поле Описание вставляем нужный параметр.
Как это работает в Google Docs?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Альтернативный текст.
В поле описание вставляем нужный параметр.
Почему шрифт некоторых полей отличается от общего шрифта шаблона?
Для значения поля можно использовать html-форматирование, например, в описании товара:
Шрифт этого текста в итоговом документе может отличаться от общего шрифта шаблона. Это происходит, потому что Битрикс24 для html-значений использует стандартные стили шаблона.
Для корректного внешнего вида необходимо отредактировать эти стандартные стили.
Как это сделать в Microsoft Word?
На верхней панели в списке стилей выберем Обычный и правым кликом откроем меню, нас интересует пункт Изменить.
Теперь в блоке Форматирование укажем необходимый шрифт и размер.
Как это сделать в Libre Office?
На верхней панели в списке стилей выберем Основной текст и в выпадающем меню кликнем Изменить стиль.
«Конструктор документов» для Битрикс24
«Конструктор документов» для Битрикс24 — решение, которое позволяет создавать типовые и произвольные документы в формате PDF и DOCX на основании заранее подготовленного шаблона.
Источником данных для создаваемого PDF или DOCX — документа служат данные CRM (сделки, счета, лиды, компании, контакты) и произвольные параметры, которые можно настроить на этапе редактирования шаблона.
«Конструктор документов» — масштабируемое решение. Вы можете создать неограниченное количество шаблонов типовых документов. Каждый шаблон может быть дополнен произвольным количеством параметров для расширения функциональности.
Список шаблонов может быть расширен за счет готовых шаблонов. Таких как, счет-фактура, акт, договор, коммерческое предложение и др.
«Конструктор документ» может использоваться для создания документов в автоматическом режиме с помощью бизнес-процессов и событий (вебхуков). Для подключения этой возможности требуется установка дополнительного расширения для приложения.
Вы можете ознакомиться с видео-материалами модуля на нашем сайте.
Если Вам понравилось наше решение и у Вас возникли сложности с созданием или редактированием шаблона, напишите нам через встроенную в модуль систему поддержки и мы Вам обязательно поможем.