Как сделать рассылку приказа в документообороте 1с

Пишите письма: как в «1С» сделать почтовую рассылку сразу всем сотрудникам компании

В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.

Естественно, отправить индивидуальные письма возможно лишь в небольших компаниях. Организации с большим штатом должны произвести массовую рассылку на электронные адреса работников.

Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.

Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.

Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку

В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.

Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.

Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .

Установка производится в меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения.

В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.

Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу.

По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.

В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.

Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.

Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.

В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники — Личные данные — Email).

В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование — Органайзер — Настройка системной учетной записи).

В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.

По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.

Если нет возможности передачи бумажного варианта, то сформированные документы можно разослать сотрудникам на электронную почту одной кнопкой Отправить.

Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании

В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.

Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т. п.

Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « <…>«.

• Работодатель:
• ПолноеНаименованиеОрганизации;
• ОрганизацияВРодительномПадеже;
• АдресОрганизации;
• ТелефонОрганизации;
• АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
• ДолжностьРуководителя;
• ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
• ФамилияИнициалыРуководителя;
• ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
• ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
• Работник:
• ФамилияИнициалы;
• ФИОВРодительномПадеже;
• ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
• НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
• ПаспортныеДанные;
• АдресФактический;
• Телефон;
• АдресЭлектроннойПочты.
• Даты:
• ДатаЗаявления;
• ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
• ДатаДополнительногоСоглашения.

В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.

Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.

Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.

Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.

Как сделать рассылку приказа в документообороте 1с

Отправка сообщений электронной почты — это ключевой инструмент для совместной работы сотрудников и для взаимодействия с внешним миром. Благодаря почте решаются серьезные вопросы (кадровые, денежные и организационные).

Изначально СЭД Документооборот и электронная почта существовали отдельно. Но это было очень неудобно и малоэффективно, т.к. обмен файлами внутри компании и с внешними адресатами тесно связан с документами и процессами. В нашей статье мы поговорим, для чего используется встроенная и легкая почта внутри программы СЭД 1С 8.3 Документооборот.

Почта в СЭД — это безопасно, надежно и по единым правилам.

1. Чем отличается встроенная почта от легкой почты в 1С:Документооборот?

Для встроенной почты выделяют следующие характеристики:

· это отвечающий всем требованиям почтовый клиент;

· есть возможность отозвать письмо;

· шаблоны текстов писем;

· есть серьезный для всех почтовых систем функционал;

· есть возможность из документа посмотреть историю по переписке;

· все письма и история переписки сохраняется в информационной базе;

· внешняя почта доставляется через внешний почтовый сервер.

Для легкой почты свойственны следующие моменты:

· переписка и прикрепленные к ней файлы не сохраняются и в информационной базе;

· есть возможность отправления и получения писем через почтовый клиент (Microsoft Outlook, TheBAT! и прочее);

· есть возможность отправления и получения писем при помощи прямого подключения к почтовому серверу (POPЗ, SMTP сервер);

· письма и вложенные файлы можно загрузить в справочники входящих, исходящих и внутренних документов;

· системная учетная запись – всегда должна быть настроена на легкую почту.

Встроенная и легкая почта 1С обычно вместе не используется. Если в организации уже есть принятый корпоративный стандарт по использованию почты (например, развернут сервер почтового ящика MSExchange и у всех пользователей стоят почтовые клиенты MS Outlook), то в этом случае целесообразно использовать легкую почту через почтовый клиент. Если принятых стандартов нет, то можно такой стандарт ввести и использовать, например, встроенную почту.

2. Настройка почтового клиента в 1С:Документооборот

Встроенная почта.

Использование встроенного почтового клиента позволяет организовать хранение писем на почте, включить историю переписки по конкретному документу сообщений электронной почты.

Включить использование встроенной почты в настройках программы можно следующим образом: Настройка и администрирование → Настройка программы → Почта → Использовать встроенную почту.

Легкая почта.

Настройка почтового клиента и включение использования легкой почты в персональных настройках пользователя происходит следующим образом: Настройка и администрирование → Персональные настройки → Легкая почта → Использовать легкую почту.

Как сделать работу с отчетами в 1С:Документооборот более удобной?

Часто пользователи при формировании отчета не могут разобраться как выполнить настройки в отчете. В данной статье разберем примеры настройки отчета, а также его рассылку.

Для работы с отчетами необходимо перейти из раздела «Документы и файлы» по ссылке «Отчеты»

Для удобства выбора можно использовать «Просмотр по группам». Для выбора наиболее подходящего варианта отчета по каждому из них доступен предварительный просмотр образца отчета.

Большую роль играет то, что есть возможность настраивать отчет в любом виде, который удобен пользователю. Отчеты настраиваются пользователем самостоятельно, без привлечения программиста.

Настройка отчета

Например, нам требуется вывести в отчете все Договоры с клиентом и при этом — только согласованные договоры.

Для этого «Список внутренних документов». Для настройки данного отчета используем команду вверху «Настройка»

Далее в помощнике настройки на закладке «Отбор» перенесем реквизит в правую часть, выберем в поле «Значение» — «Согласован», нажмем команду «Завершить редактирование».

Нажмем «Сформировать», в итоге система выгрузит в отчет только согласованные договоры:

Так же сформируем отчет для нескольких видов договоров, не только для Договоров с клиентами.

Перейдем в «Настройки» — закладка «Основное», заменим значение в поле «Вид документа» — в группе из списка, перейдем в список значений и с помощью команды «Подбор» установим необходимые значения, далее завершить редактирование.

После завершения необходимых настроек, используя подменю «Еще», пользователь может:

• Сохранить вариант отчета для регулярного использования
• Сохранить отчет на рабочий стол
• Распечатать из системы по команде «Печать»

При сохранении настроек пользователь может придумать Новое наименование для отчета и управлять доступностью отчета с возможность выбора:

• Только для автора – отчет будет доступен только создателю;
• Всем пользователям – доступен всем.

Рассылка отчетов

В системе предусмотрена автоматическая рассылка отчетов 1С:Документооборот, если пользователь системы хочет получать отчет, например, ежедневно по утрам.

Настроить рассылку может пользователь с правами Администратора в разделе «Нормативно-справочная информация» — Рассылки отчетов — далее «Создать»

В открывшейся форме укажем наименование рассылки, с помощью команды «Подобрать» выберем вариант отчета

На закладке «Расписание» определим расписание для рассылки и получения отчета

На закладке «Доставка» необходимо указать электронный адрес получателя отчета

В справочнике «Рассылки отчетов» появилась строка о новой рассылке, так же здесь будут отображаться дата и время последней отправки отчета в столбце «Последний запуск».

Отчет также можно отправить вручную с помощью команды «Выполнить сейчас».

Уведомления по объектам и событиям

Чтобы держать пользователей в курсе изменения важных данных и наступления важных событий в «1С:Документообороте» предусмотрены уведомления. Существует два типа уведомлений:

Уведомления о событиях сообщают пользователю о важных для него событиях, при этом программа самостоятельно проверяет важность события для пользователя. Примером такого уведомления служит уведомление о новых задачах: если пользователь подписан на такое уведомление, то он будет получать уведомления обо всех задачах, которые адресованы ему, роли, исполнителем которой он является, или пользователю, который делегировал ему права работы с задачами.

Уведомления по объектам сообщают пользователю о событиях по конкретному объекту, на который он подписался. Например, уведомление о появлении новых файлах в конкретной папке.

Метаданные

Используемые метаданные отнесены к подсистеме Уведомления . Рассмотрим эти метаданные подробнее.

Общие модули

В общих модулях РаботаСУведомлениями и РаботаСУведомлениямиПереопределяемый реализована основная логика работы подсистемы уведомлений. Подробнее данные модули описаны ниже.

Регламентные задания

Функциональные опции

Общие формы

• Да означает, что пользователь хочет получать уведомление по объекту, например, получать уведомления о ходе выполнения процесса, автором которого он не является.
• Нет означает что пользователь не хочет получать уведомление по объекту, например, не получать уведомления о ходе процесса, автором которого он является.
• Авто означает, что пользователь хочет получать уведомление в соответствии с настройками уведомлений о событиях. Например, получать уведомления о ходе процесса, автором которого он является.

Константы

Перечисления

Перечисление НастройкиУведомлений содержит в себе настройки уведомлений, доступные для настройки:

Перечисление СобытияУведомлений содержит в себе события, о которых можно рассылать уведомления, но которые при этом невозможно классифицировать как бизнес-события (например, факт, что задача просрочена, нельзя отнести к бизнес-событиям).

Перечисление СпособыУведомления содержит в себе различные способы уведомления пользователей. В текущей реализации используется только один способ уведомления — по почте.

Регистры сведений

Внутреннее устройство

Права доступа, роли, делегаты

Уведомления рассылаются с учетом прав доступа. Если у пользователя нет прав на чтение объекта, с которым произошло событие, он не получит уведомление. Проверка прав доступа осуществляется при формировании очереди уведомлений в регламентных заданиях ОбработкаПроизошедшихБизнесСобытий , КонтрольОкончанияСрокаДействия , КонтрольСрокаЗадач , КонтрольСрокаКонтроля . В регистр сведений ОчередьУведомлений попадают только те объекты, по которым уже выполнена проверка прав доступа. Дополнительная проверка прав доступа перед рассылкой не требуется.

Для исполнителей задач используется ролевое уведомление. Если исполнителем задачи является роль, то уведомления получат все исполнители этой роли. Для каждого исполнителя роли проверка прав выполняется независимо. В регистр сведений ОчередьУведомлений попадают записи для рассылки уже по конкретным исполнителям роли, а не по роли в целом.

Делегаты получают уведомления по событиям тех пользователей, права которых они получили. Для пользователя, от которого делегированы права, и для каждого делегата проверка прав выполняется независимо. В регистр сведений ОчередьУведомлений попадают записи для рассылки уже по конкретным пользователям, включая делегатов.

Настройка уведомлений

В модуле РаботаСУведомлениями за настройку уведомлений отвечают следующие процедуры и функции:

В модуле РаботаСУведомлениямиПереопределяемый за настройку уведомление отвечают следующие процедуры и функции:

Обработка бизнес-событий

Обработка бизнес-событий начинается в модуле РаботаСУведомлениями в процедуре ОбработатьБизнесСобытие . При обработке бизнес-события из него обрабатываются следующие важные поля:

Основная логика формирования очереди прописана в процедурах, вызываемых из процедуры ДобавитьУведомлениеПоОбъекту . Пример такой процедуры — ДобавитьУведомленияПоБизнесПроцессу . В ней прописана особая логика обработки бизнес-событий для процессов различных событий. Например, в ветке события ВыполнениеЗадачи прописано логика работы подписки на событие Ход выполнения процесса :

Доступны следующие служебные процедуры, которые используются для формирования очереди уведомлений:

Контроль сроков

Контроль сроков для уведомлений выполняется в модуле РаботаСУведомлениями в процедурах КонтрольСрокаЗадача , КонтрольОкончанияСрокаДействия , КонтрольСрокаКонтроля . Данные процедуры состоят из двух этапов — из этапа контроля срока и этапа контроля просроченных.

В первую очередь формируется состав данных с подписчиками, по которым могут быть уведомления. Выбираются данные, на которые оформлена подписка (с учетом делегирования и ролевой адресации) и которые подходят с точки зрения прикладной логики (например, активные задачи), Это формирование данных вынесено в следующие функции:

После формирования данных, по которым могут отправляться уведомления, выполняется формирование подписчиков (исходя из сформированных ранее данных) и чтение настроек подписчиков.

После этого начинается обработка каждой записи из сформированных ранее данных: проверяются настройки подписчиков, удовлетворяет ли запись конкретной настройке конкретного подписчика; выполняется проверка прав. Если проверка выполнена успешно, формируется запись в очереди уведомлений, а данная запись отмечается как обработанная. Отметка записи как обработанной необходима для контроля частоты рассылки уведомлений в соответствии с настройками — уведомления рассылаются не каждый раз при запуске задания, а только когда подойдет срок в соответствии с указанной частотой и датой последней обработки.

Рассылка уведомлений

Рассылка уведомлений выполняется в модуле РаботаСУведомлениями в процедуре ОбработатьУведомленияВОчередиУведомлений . В рамках данной процедуры выполняется отправка ранее сформированных уведомлений из очереди. Для каждого уведомления из очереди выполняется три попытки отправки. При успешной отправке запись удаляется из очереди. При неуспешной отправке запись остается в регистре. После трех неудачных попыток запись больше не обрабатывается и остается в очереди уведомлений. В журнале регистрации записи о рассылке уведомлений сохраняются по событию Уведомление о новых событиях .

Перед рассылкой выполняется попытка группировки уведомлений по получателю с помощью процедуры СформироватьУведомленияПоВидуБизнесСобытия . Например, уведомление о 10 новых задачах будет сгруппировано в одно письмо именно с помощью данной процедуры.

При включенной настройке выполнения задач по почте уведомление о новых задачах не группируется. Темы, тексты и файлы писем при этом формируются в модуле ВыполнениеЗадачПоПочтеСервер в функциях СформироватьТемуУведомленияПоЗадачеСВозможностьюВыполненияПоПочте , СформироватьТекстУведомленияПоЗадачеСВозможностьюВыполненияПоПочте и СформироватьФайлыУведомленияПоЗадачеСВозможностьюВыполненияПоПочте .

По несгруппированным уведомлениям будет выполнено формирование тем и текстов в СформироватьУведомленияПоСобытиям . Например, при выполнении задач по почте уведомление о новой задаче будет отправлено отдельным письмом с помощью данной процедуры.

В целом формирование текстов уведомлений для всех видов событий одинаково — формируется описание по всем объектам уведомлений. Формирование описания происходит в функциях, вызываемых из СформироватьПредставлениеОбъекта . Для изменения порядка формирования представления для объекта следует внести изменения в функцию СформироватьПредставлениеОбъектаПереопределяемый общего модуля РаботаСУведомлениямиПереопределяемый .

Навигационные ссылки, используемые в уведомлениях, формируются особым образом. Формирование ссылок происходит в функции ПолучитьНавигационнуюСсылкуУведомления — ссылка формируется с учетом адреса публикации на веб-сервере.

Непосредственная рассылка уведомлений производится в ОтправитьУведомлениеПоПочте . Адреса для рассылки формируются из контактной информации пользователя и дополнительных адресов для рассылки уведомлений, указанных в персональных настройках. Данная логика прописана в функции ПолучитьДанныеСпособаУведомления . Рассылка может выполняться по внешней и внутренней маршрутизации. При этом исходящие письма в базе не сохраняются.

Рекомендации по поддержке

Как настроить уведомления в первый раз

Настройка уведомлений выполняется следующим образом:

Что делать, если не приходят уведомления

Если не приходят уведомления, то для начала следует убедиться, что настройка уведомлений в первый раз выполнена. Если настройка выполнена верно, то уведомления должны приходить. Далее следует проверить журнал регистрации по событию Уведомление о новых событиях . При наличии ошибок информация, предоставленная в журнале регистрации, должна помочь избавиться от источника проблемы (например, невозможно подключиться к почтовому серверу).

Если первая настройка выполнена корректно и в журнале регистрации нет ошибок, то следует выявить, на каком именно этапе возникает проблема:

Что делать, если приходят уведомления о просроченных задачах, хотя задача уже выполнена

Скорее всего, где-то развернута копия базы, которая рассылает уведомления. Это либо серверная копия базы, на которой не включена блокировка регламентных заданий, либо файловая база. Для исправления ошибки следует либо выявить данную копию базу и заблокировать работу регламентных заданий, либо сменить в рабочей базе пароль на системную учетную запись, с которой выполняется рассылка уведомлений.

Рекомендации по доработке

Как изменить текст уведомления

Изменить тексты уведомлений можно с помощью доработки конфигурации, внося изменения в общий модуль РаботаСУведомлениямиПереопределяемый .

В первую очередь необходимо определиться, что нужно изменить:

Пример

Рассмотрим второй вариант (доработку представления объекта в уведомлении, связанное с событием уведомления) на примере уведомления о новой задаче. Считаем, что исполнение задач по почте не используется.

1. Откажемся от группировки уведомлений о новых задачах. Пусть по каждой задаче приходит отдельное письмо.

Для этого необходимо внести изменения в процедуру ВидыСобытийДляГруппировкиПереопределяемый общего модуля РаботаСУведомлениямиПереопределяемый , удалив из стандартного состава видов событий для группировки, группировка по созданию задачи.

2. Изменим тему писем с уведомлениями.

Для этого необходимо внести изменения в функцию СформироватьТемуУведомленияПоСобытиюПереопределяемый общего модуля РаботаСУведомлениямиПереопределяемый – для создания новой задачи будем формировать тему уведомления. При этом для остальных уведомлений важно оставить результат работы функции в значении пустой строки, чтобы обозначить необходимость использования стандартного формирования темы письма.

3. Изменим текст писем с уведомлениям.

Для этого необходимо внести изменения в функцию СформироватьТекстУведомленияПоСобытиюПереопределяемый общего модуля РаботаСУведомлениямиПереопределяемый – для создания новой задачи будем формировать текст уведомления. При этом для остальных уведомлений важно оставить результат работы функции в значении пустой строки, чтобы обозначить необходимость использования стандартного формирования текста письма.

В результате пользователь будет получать уведомление о новых задачах следующего вида:

Как изменить логику формирования очереди уведомлений

Для изменения логики формирования очереди уведомлений необходима доработка конфигурации.

Рассмотрим пример изменения логики работы для папки файлов. В первую очередь необходимо определить, для какого объекта необходимо внести изменения. Допустим, мы хотим, чтобы при подписке на папку файлов уведомления приходили не только при добавлении в данную папку, но и при добавлении во все вложенные папки.

Основная логика добавления уведомлений прописана в модуле РаботаСУведомлениями в процедуре ДобавитьУведомлениеПоОбъекту . Находим ветку для нужного объекта — в нашем случае это ДобавитьУведомленияПоПапкеФайлов . Чтобы обработать произошедшие событие и для подписок на родительскую папку, необходимо сделать вызов ДобавитьУведомлениеПоОбъекту , передав в него папку родителя.

Чтобы логика работы поменялась только для одного вида события, создадим ветку, соответствующую данному виду бизнес-события. Старый код вынесем в отдельную ветку, чтобы сохранить прежнее поведение для всех остальных бизнес-событий.

Другие рекомендации

При добавлении нового объекта, по которому возможна подписка (например, вид документа, если необходимо добавить возможность подписаться на событие по конкретному виду документа):

При добавлении нового объекта, по которому возможна рассылка уведомлений (например, вид документа, если необходимо уведомлять об изменении в настройках вида документа):

При добавлении нового события, по которому возможно уведомление (например, событие изменении настроек вида документа, если необходимо уведомлять об изменении в настройках вида документа):

Как включать в уведомление внешние ссылки, открывающие тонкий клиент

Помимо открытия веб-клиента из внешних почтовых ссылок при рассылке уведомлений есть возможность открытия тонкого клиента. Возможность не является типовой и сложна в поддержке, но может оказаться полезной.

При расположении базы на веб-сервере открывать тонкий клиент вместо веб-клиента не получится. При расположении базы на сервере «1С:Предприятия» такая возможность имеется. Для этого необходимо:

Настройка почты в 1С:Документооборот

В системе электронного документооборота «1С:Документооборот» есть подсистема работы с электронной почтой, которая позволяет принимать сообщения и файлы в систему и прямо из программы отправлять созданные документы, файлы и другие объекты внешним корреспондентам.

В программе «1С:Документооборот» (далее «1С:ДО») есть 2 вида почты — легкая и встроенная.

Особенности легкой почты «1С:ДО»:

• не сохраняется переписка и прикрепленные вложения в информационной базе;
• возможность отправки и получения писем через почтовый клиент (Microsoft Outlook, TheBat! и т.д.);
• возможность отправки и получения писем с помощью прямого подключения к почтовому серверу (POP3, SMTP);
• письма и вложения можно загрузить в справочники входящих, исходящих или внутренних документов;
• доступна в конфигурации «1С:Документооборот» ПРОФ.

Особенности встроенной почты «1С:ДО»:

• полноценный почтовый клиент;
• все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в информационной базе;
• в зависимости от адресата отправка писем, может выполняться как внутренним, так и внешним почтовым сервером;
• доступна только в конфигурации «1С:Документооборот» КОРП;

Порядок настройки электронной почты в 1С:Документооборот

Каждый пользователь может выполнить индивидуальную настройку встроенной почты под свои нужды. Для этого необходимо зайти в раздел Настройка и администрирование и перейти в Персональные настройки.

Рисунок 1 — Настройки программы 1С:Документооборот

Далее следует выбрать меню Встроенная почта. Данный пункт меню есть у каждого пользователя, поскольку эти настройки индивидуальны.

Рисунок 2 — Окно персональных настроек

На вкладке Учетные записи каждый пользователь может подключить себе любое количество дополнительных почтовых ящиков для использования в системе.

Рисунок 3 — Подключение почтового ящика в систему

На вкладке Письмо настраиваются параметры исходящих писем: язык, шрифт, подписи и т.п.

Рисунок 4 — Настройка параметров исходящих писем

На вкладке Список писем настраиваются параметры отображения писем в почтовом клиенте.

Рисунок 5 — Настройка списка писем

На вкладке Новые письма указывается период проверки почты и настроиваются оповещения о новых письмах.

Рисунок 6 — Настройка проверки и оповещения о новых письмах

На вкладке Автоподбор адресатов присутствует настройка параметров автовыбора получателей при подготовке писем в системе. Здесь можно выбрать как конкретных пользователей и адресатов из адресной книги, так и целые подразделения из организационной структуры предприятия.

Рисунок 7 — Настройка автоподбора адресатов

Настройки виджета почты на рабочий стол в 1С:Документооборот

На начальной странице выбираем виджет, который необходимо создать — Почта.

Рисунок 8 — Создание виджета Почты

Добавим виджет встроенной почты на рабочий стол системы «1С:Документооборот», для чего выберем папки писем для отображения в виджете.

Рисунок 9 — Настройка отображения писем в виджете

Необходимо указать значения, которые пользователю важны для отображения и будут выделяться цветом после превышения заданного значения.

Рисунок 10 — Настройка пороговых значений для виджета почты

Настройка виджета на рабочем столе завершена. Интерефейс виджета продемонстрирован на рисунке 11.

Пишите письма: как в 1С сделать почтовую рассылку сразу всем сотрудникам компании

Естественно, отправить индивидуальные письма возможно лишь в небольших компаниях. Организации с большим штатом должны произвести массовую рассылку на электронные адреса работников.

Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.

Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.

Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку

В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.

Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.

Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его в разделе «1С:Обновление программ» на Портале 1С:ИТС .

Установка производится в меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.

В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.

Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры – Сервис – Оформление переводов на удаленную работу.

По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.

В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.

Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.

Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.

В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники – Личные данные — Email).

В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование – Органайзер — Настройка системной учетной записи).

В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.

По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.

Если нет возможности передачи бумажного варианта, то сформированные документы можно разослать сотрудникам на электронную почту одной кнопкой Отправить.

Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании

В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.

Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т.п.

Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « <…>».

Вот полный перечень предустановленных параметров:

• Работодатель:
• ПолноеНаименованиеОрганизации;
• ОрганизацияВРодительномПадеже;
• АдресОрганизации;
• ТелефонОрганизации;
• АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
• ДолжностьРуководителя;
• ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
• ФамилияИнициалыРуководителя;
• ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
• ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
• Работник:
• ФамилияИнициалы;
• ФИОВРодительномПадеже;
• ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
• НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
• ПаспортныеДанные;
• АдресФактический;
• Телефон;
• АдресЭлектроннойПочты.
• Даты:
• ДатаЗаявления;
• ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
• ДатаДополнительногоСоглашения.

В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.

Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.

Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.

Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.

Почтовые и смс-рассылки из 1С

В этом уроке будем учиться настраивать автоматические оповещения и ручные рассылки (SMS и по почте) сообщений, используя только типовые средства информационной базы.

Настройка почтовых и смс-рассылок в 1С

Нужные нам настройки находятся в разделе НСИ и администрирование , пункт Органайзер .

Нас будут интересовать тут два пункта, вначале настроим учетную запись электронной почты для отправки e-mail.

В открывшемся списке создаем новую учетную запись:

Вводим адрес почты, пароль от почтового ящика, выберем тип использования и укажем имя отправителя (его увидит получатель письма). Затем жмем Создать .

Появится сообщение об успешном создании учетной записи, перейдем в нее.

Системные параметры записи заполнились автоматически:

Теперь перейдем к настройкам отправки смс из 1С.

Первым делом нужно выбрать провайдера. На мой взгляд, самый оптимальный вариант (цена-качество) — SMS.RU.

Переходим на сайт и регистрируемся

По окончании регистрации на почту приходит информационное письмо с пояснениями по настройке рассылки.

Вот так выглядит личный кабинет на сайте, при регистрации пользователю зачисляется 10 рублей на счет. Этого нам вполне хватит для проведения демонстрации.

В форме настройки отправки смс вводим логин (номер телефона) и пароль от личного кабинета на сайте, а также указываем имя отправителя.

Для того, чтобы это имя видел адресат смс, необходимо прописать его в личном кабинете на сайте (для этого требуется также заключение договора с sms.ru).

Автоматическая рассылка по почте из 1С

Теперь для примера создадим оповещение по электронной почте, которое будет автоматически отправляться тем клиентам, у которых возникла просроченная дебиторская задолженность.

Заходим в раздел CRM и маркетинг , далее Настройки и справочники , тут нас будут интересовать настройки рассылок и оповещений.

Рассылки — сообщения, инициируемые пользователями.

Оповещения — сообщения, которые информационная база отправляет автоматически при наступлении какого-либо (заранее выбранного) события.

Создадим группу рассылок и оповещений.

Здесь нужно заполнить:

• наименование,
• тип наполнения базы адресатов — по подписке (заранее определенный список клиентов) или принудительно (отправлять всем),
• необходимость отправки Email,
• учетную запись почты,
• вид контактной информации партнера (и контактного лица), из которого нужно брать адрес почты

В панели навигации формы переходим в список видов оповещений, создаем новый вид.

В настройках вида оповещений указываем:

• наименование,
• событие (выбираем из выпадающего списка),

Далее выбрать шаблон электронного письма (для стандартизации и единообразия).

В настройках шаблона можно указать тему и тело сообщения, при этом в теле можно использовать как произвольные символы и выражения, так и заменяемые параметры.

На отдельной вкладке необходимо настроить расписание автоматической отправки оповещений.

На следующей вкладке панели навигации задается перечень подписчиков по этому оповещения (можно его заполнить вручную или подбором).

После того, как закончится автоматическая отправка, на почту клиенту придет подобное письмо

Создание смс-рассылки в 1С

Для рассылки смс также создаем группу рассылок и оповещений.

На этот раз для примера не будем ограничивать список адресатов базой подписчиков. На вкладке Рассылки клиентам создаем новую рассылку.

Устанавливаем статус К отправке , указываем тему и заполняем текст будущего смс-сообщения. Укажем дату, начиная с которой нужно стартовать отправку смс по данной рассылке (при необходимости можно ограничить интервал времени заданием конечной даты).

При желании можно ограничить список адресатов.

В верхней части формы есть кнопка для вывода отчета, отображающего статус отправки писем по каждому получателю.

Вас интересуют дополнительные функции,
модули, индивидуальные разработки?