44454 (Cистема обработки информации), страница 2
Документ из архива «Cистема обработки информации», который расположен в категории » «. Всё это находится в предмете «информатика» из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе «рефераты, доклады и презентации», в предмете «информатика, программирование» в общих файлах.
Онлайн просмотр документа «44454»
Текст 2 страницы из документа «44454»
Предварительный просмотр и печать документа.
Чтобы убедится в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка (с лупой) на панели инструментов, или команда Файл, предварительный просмотр.
В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать.
Если оформление документа не устраивает, возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого открывают командой Файл диалоговое окно Параметры страницы.
Это диалоговое окно содержит четыре вкладки.
Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечататься особым образом.
4. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов – самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию.
5. В абсолютном большинстве случаев используют команду Файл, Печать. В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.
1. Чем отличаются текстовые редакторы от текстовых процессоров?
2. Что такое операция редактирования?
3. Что такое форматирование документа?
4. Какие команды управления курсором вы знаете?
5. Опишите окно Microsoft Word.
Задание области печати.
Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати.
Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду «Файл» – «Область печати» – «задать».
Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду «Файл» – «Область печати» – «Задать», то заданная область печати сбрасывается.
Создание диаграмм.
Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и поместить ее в той же самой рабочей книге.
Для создания диаграмм и графиков удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде баз данных, Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включать в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.
Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.
Если диаграмма создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.
На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.
Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.
Щелкнув на маркере правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт под названием Формат, можно изменить содержание или оформление элемента диаграммы с помощью диалогового окна Формат.
1. Какова структура документа Microsoft Excel?
2. Охарактеризовать режим:
3. Как вывести активную часть таблицы на печать?
4. Как создаются диаграммы?
ТЕМА № 5. РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.
База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, заданную определенным образом.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов.
В базах данных столбцы называются полями, а строки –записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Простейшие базы данных можно создать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы данных можно создать в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.
Существует два формата простейших баз данных.
1. С заданным разделителем.
2. С фиксированной длиной поля.
Пример текстовой базы данных с разделителями в редакторе Блокнот. Разделителем является запятая.
— Блокнот 
Файл Правка Поиск ?
Фамилия,Имя,Отчество,Дата рождения,Домашний телефон
Та же текстовая база с фиксированной длиной полей
Файл Правка Поиск ?
Фамилия Имя Отчество Дата рождения Домашний телефон
Александров Андрей Иванович 16/03/02 123-45-67
Борисова Анна Георгиевна 27/05/86 765-43-21
Воробьев Олег Петрович 10/09/85 111-11-11
Гришин Иван Викторович 31/01/86 222-22-22
Свойства полей. Типы полей.
Поля – это основные элементы структуры базы данных.
От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.
Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.
Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца.
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
1. Основное свойство текстового поля – размер.
2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.
4. Особый тип поля – Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.
5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.
СУБД Аccess 9х
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.
Исходное окно Access 9x.
Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.
Таблицы – основные объекты базы данных.
Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.
Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы – эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.
Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic
Режимы работы с Access 9x.
Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.
Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.
Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по — другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.
Кнопка создать служит для создания новых объектов.
Таблицы. Создание таблиц.
Таблицы – основные объекты базы данных.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.
Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.
Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
Связь с таблицами
Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.
В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.
Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.
Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Приемы работы с таблицами баз данных.
1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице
2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.
Текстовой редактор «Microsoft Word». Режим работы и команды
Word является стандартной Windows — программой, его запуск и завершение осуществляется стандартно (двойным щелчком левой кнопки мыши по значку).
В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относятся строка меню и панели инструментов — Стандартная и Форматирование.
Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах.
Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа.
Вертикальная полоса прокрутки программы Word имеет особенность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода: на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которого может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т.д.
В самой нижней части окна располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.
Методы представления документа
Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.
1. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим предназначен только для работы с текстом.
2. Режим электронного документа необходим для просмотра готового документа.
3. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге.
4. Режим структуры удобен для работ над планом документа.
Работа с несколькими документами
В отличие от своего упрощенного аналога, процессора Wordpad, текстовой процессор Word позволяет работать одновременно с несколькими документами.
Активное окно документа имеет собственные кнопки:
После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области.
Для переключения в окно нужного документа нужно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна.
Ввод и редактирование текста
Окно текущего документа всегда содержит мигающую вертикальную черту — курсор.
По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу Enter.
Команды управления курсором.
В начало текущей строки
В конец текущей строки
В начало документа
В конец документа
Вверх на один экран
Вниз на один экран
На одну печатную страницу вперед
На одну печатную страницу назад
На одно слово назад
На одно слово вперед
На один абзац вперед
На один абзац назад
Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента производится протягиванием мыши.
Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши Delete.
Отмена действия ошибочных команд
Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка — Отменить или кнопкой на панели инструментов.
Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка — Повторить. Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены.
Определение вида начертания шрифта
В Word все операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или при отсутствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операций по изменению вида и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.
В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в списке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.
Эффекты недоступные с панели инструментов Форматирование, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой Формат. В нижней части всех вкладок этого диалогового окна приводится пример текста, написанного в соответствии с заданными параметрами шрифта.
Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элементам панели Форматирования. Раскрывающийся список Подчеркивание представляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пунктиром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электронных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере.
Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервалы между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.
Выравнивание абзаца — это расположение его между правыми и левыми полями страницы.
В программе Word выравнивание задают щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине) может быть включена только одна.
Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац, которое открывают командой Формат — Абзац или с помощью пункта Абзац в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.
Но более удобно форматировать при помощи линейки.
Форматирование с помощью линейки
Линейка позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.
1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.
2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформулировать абзацный отступ.
3. Квадратный маркер под линейкой — это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и т.д.
4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзаца.
5. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка». Щелкнув на нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отображения текста.
Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно менять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все позиции табуляции, заданные по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.
Преобразование текста в список
Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Word поддерживает два вида списков — маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно нумеруются.
Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или, соответственно, Маркеры на панели инструментов.
Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат — Список или выбрать в контекстном меню пункт Список. При этом открывается диалоговое окно список.
Оформление текста в несколько столбцов
В газетах и некоторых книгах (обычно в словарях и энциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие строчки легче читать.
Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают по кнопке колонки. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.
На линейки форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.
Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, можно сделать так чтобы колонки имели одинаковую длину. Для этого надо дать команду Вставка — Разрыв, установить переключатель на текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.
Если стандартный метод форматирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат — Колонки.
Небольшие таблицы создаются с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов.
Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица — Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалогового окна.
Если необходимо разделить или объединить ячейки, то, выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица — Разбить ячейки или Таблица — Объединить ячейки.
Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять в ручную. На панели инструментов для этой цели служат кнопки Нарисовать таблицу и Ластик.
Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша ТАВ позволяет переходить от текущей ячейки к следующей. Каждую ячейку таблицы можно формировать независимо от остальных. Если щелкнуть на ячейки правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то строки текста в ячейки таблицы можно расположить вертикально.
Предварительный просмотр и печать документа
Чтобы убедится в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка (с лупой) на панели инструментов, или команда Файл, предварительный просмотр.
В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать.
Если оформление документа не устраивает, возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого открывают командой Файл диалоговое окно Параметры страницы.
Это диалоговое окно содержит четыре вкладки.
Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечататься особым образом.
4. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов — самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию.
5. В абсолютном большинстве случаев используют команду Файл, Печать. В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.
Задание области печати
Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати.
Область печати — это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду «Файл» — «Область печати» — «задать».
Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду «Файл» — «Область печати» — «Задать», то заданная область печати сбрасывается.
Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и поместить ее в той же самой рабочей книге.
Для создания диаграмм и графиков удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде баз данных, Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включать в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.
Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.
Если диаграмма создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.
На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.
Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.
Щелкнув на маркере правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт под названием Формат, можно изменить содержание или оформление элемента диаграммы с помощью диалогового окна Формат.
РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ
Хранение информации — одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.
База данных — это файл специального формата, содержащий информацию, заданную определенным образом.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов.
В базах данных столбцы называются полями, а строки — записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Простейшие базы данных можно создать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы данных можно создать в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.
Существует два формата простейших баз данных.
1. С заданным разделителем.
2. С фиксированной длиной поля.
Пример текстовой базы данных с разделителями в редакторе Блокнот. Разделителем является запятая.
Файл Правка Поиск?
Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Домашний телефон
Александров, Андрей, Иванович, 16/03/86,123-45-67
Борисова, Анна, Георгиевна, 27/05/86,765-43-21
Воробьев, Олег, Петрович, 18/09/85,111-11-11
Гришин, Иван, Викторович, 31/01/86,222-22-22
Та же текстовая база с фиксированной длиной полей
Файл Правка Поиск?
Фамилия Имя Отчество Дата рождения Домашний телефон
Александров Андрей Иванович 16/03/02 123-45-67
Борисова Анна Георгиевна 27/05/86 765-43-21
Воробьев Олег Петрович 10/09/85 111-11-11
Гришин Иван Викторович 31/01/86 222-22-22
Свойства полей. Типы полей
Поля — это основные элементы структуры базы данных.
От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.
Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.
Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.
Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.
Подпись — это та информация, которая отображается в заголовке столбца.
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.
1. Основное свойство текстового поля — размер.
2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.
3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.
4. Особый тип поля — Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.
5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.
Системы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.
Исходное окно Access 9x
Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.
Таблицы — основные объекты базы данных.
Запросы — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.
Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты — с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.
Макросы — эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.
Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic
Режимы работы с Access 9x
Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.
Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.
Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по-другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.
Кнопка создать служит для создания новых объектов.
Таблицы. Создание таблиц
Таблицы — основные объекты базы данных.
Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.
Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.
Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.
Связь с таблицами
Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.
В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.
Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.
Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т.д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.
Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Приемы работы с таблицами баз данных
1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице
2. Каждая запись имеет слева кнопку — маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.
3. Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью.
4. Маркер, находящийся в левом верхнем углу таблицы, это маркер таблицы. Щелчок на нем выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.
5. Поля базы данных представлены в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение, которое задано в свойстве подпись.
6. Если содержимое поля не полностью умещается в ячейке таблицы, столбец можно расширять. При наведении указателя мыши на границу между столбцами указатель меняет форму. Теперь границу можно перемещать методом перетаскивания, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.
7. Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой на выделенном столбце открывает контекстное меню. Его пункты позволяют отсортировать записи по данному полю, вставить новый столбец, скрыть столбец и прочее.
8. Скрытый столбец не исчезает из базы, а только перестает отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок.
Предположим, что на крупном предприятии есть огромная база данных, содержащая подробные сведения о каждом сотруднике. Кроме формальной информации база может содержать и конфиденциальную, например сведения о заработной плате. Вся эта информация хранится в базовых таблицах.
Поэтому доступ пользователей к базовым таблицам закрывают.
Для доступа к данным есть другое средство — запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима.
Выбор базовых таблиц для запроса
1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки запросы диалогового окна база данных и щелчка на кнопке создать.
2. В открывшемся диалоговом окне новый запрос задают ручной режим создания запроса выбором пункта конструктор.
3. Создание запроса в режиме конструктора начинают с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан запрос.
4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне добавление таблицы. В нем отражаются все таблицы имеющиеся в базе.
5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке добавить.
6. В окне добавление таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: таблицы, запросы, запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.
Заполнение бланка запроса по образцу
Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.
Строки нижней панели определяют структуру запроса, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.
Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.
Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.
Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки.
Строка Условие оборота, здесь записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу.
Например, назначены два условия отбора при наборе игроков футбольной команды: по весу игрока (более 80 кг.) и по росту (менее 190 см.).
Готовая диаграмма состоит из ряда элементов которые
4. На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.
Элементы диаграммы Excel
- Введение
- Элементы диаграммы
- Виды диаграмм
Excel. Построение диаграмм, типы диаграмм.
1.Создаем таблицу. В графе таблица с заголовками ставим галочку, иначе столбцы будут называться по умолчанию.
4.2. в столбец с ценой продажи вставляем формулу En*Fn (=[@[Количество, шт.]]*[@[Номинальная стоимость, руб.]])
5. В ячейку под название дивиденды вставляем формулу, используя процентную ставку, с абсолютным адресом ячейки.
6.Изменяем формат ячеек, 6, 7,8 столбец в виде денежного.
7.Сортируем таблицу «Выпуск акций», по столбцу «Количество, шт.» по возрастанию.
8. Строим график по столбцам «Эмитент» и «Количество, шт.»
9.1В списке полей сводной таблицы ставим галочки в строке дивиденды, и эмитент. Получается вот такая мини таблица.
10. Строим диаграмму общих начислений дивидендов в зависимости от эмитента.
11. По аналогии создаем сводную таблицу зависимости вида акций от их номинальной стоимости.
12.1. Фильтр по двум наименованиям эмитента.
12.2 Задаем параметры фильтра в столбце «Цена продажи,руб.», больше 35 000.
Практическое занятие. Построение диаграмм в электронной таблице.
Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы.
Для создания диаграмм и графиков следует выделить диапазон данных, которые будут на ней отображаться, а затем нажимаем на кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов или выбираем из меню Вставка команду Диаграмма.
Мастер диаграмм позволяет создание диаграмм и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы Мастера диаграмм выбирают тип диаграммы. Программа Excel представляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм. На втором этапе необходимо указать или изменить область выделенных ячеек, на третьем – задать параметры диаграммы, на последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.
Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.
Для того чтобы отредактировать диаграмму, достаточно дважды щёлкнуть по ней мышью. На экране появиться диалоговое окно, в котором можно задать рамку диаграммы, её цвет и толщину контора, тип и размер шрифта и прочие атрибуты. Можно обрабатывать отдельно и различные компоненты диаграммы, но предварительно их необходимо выделить с помощью мыши. Выделенные объекты помечаются на краях мелкими квадратиками. После этого вызвать диалог форматирования либо из главного меню, либо двойным щелчком, либо через контекстное меню. 