Как создать приходный кассовый ордер в 1с

Как создать приходный кассовый ордер в 1с

Оформить поступление наличных в кассу предприятия — казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении. и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков — подписывайтесь на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Немного теории

Приходный кассовый ордер (сокращенно ПКО или приходник) является документом, при помощи которого оформляется поступление денежных средств в кассу организации.

Бланк приходника имеет унифицированную форму КО-1, которая состоит из двух частей: самого ордера и отрывной квитанции к нему.

Приходник оформляется в одном экземпляре — ордер остается у кассира для отчета, а квитанция отдаётся лицу, которое внесло деньги в кассу в подтверждение того, что деньги приняты.

Нумерация приходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3.

Подписывается приходник главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это, и кассиром.

Печать ставится кассиром только на квитанции в месте, которое обозначено как <М.П. (штампа)>.

Оформление ПКО в 1С

Для оформления приходного кассового ордера в программе заходим в раздел «Банк и Касса» пункт «Кассовые документы»:

В открывшейся форме нажимаем кнопку «Поступление»:

Открылась форма нового документа:

Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата от покупателя

Вид операции указываем «Оплата от покупателя«:

Номер оставляем пустым (он заполнятся автоматически), дату указываем 01.06.2016 (дата внесения наличных в кассу):

В качестве контрагента указываем ООО «Речушка»:

Сумма платежа 100 000 рублей:

Переходим к табличной части:

В ней мы указали договор для расчетов с контрагентом; статью движения денежных средств (ДДС); сумму, а также размер НДС, который в неё входит.

Спускаемся ниже к реквизитам печатной формы.

В поле «Принято от» указываем ООО «Речушка» через Петрову А.В.:

В поле «Основание» пишем Оплата по договору №54 от 03.05.2016:

Проводим документ и смотрим его печатную форму:

Розничная выручка

Вид операции указываем «Розничная выручка«:

Номер оставляем пустым (он заполнятся автоматически), дату указываем 01.06.2016 (дата внесения наличных в кассу):

В качестве склада указываем склад «Торговый зал» (тип склада «Неавтоматизированная торговая точка»):

Сумма платежа 300 000 рублей:

Переходим к табличной части:

Переходим к реквизитам печатной формы.

В поле «Принято от» указываем ФИО сотрудника, который сдал выручку:

В поле «Основание» указываем Розничная выручка (торговый зал):

В поле «Приложение» указываем Суточный отчёт № 1248:

Проводим документ и смотрим его печатную форму:

Возврат от подотчетного лица

Вид операции указываем «Возврат от подотчетного лица«:

Номер оставляем пустым (он заполнятся автоматически), дату указываем 01.06.2016 (дата внесения наличных в кассу):

В качестве подотчетного лица указываем Бочкарева Юрия Степановича:

Сумма платежа 10 000 рублей, статья ДДС «Возврат денежных средств подотчетником«:

Переходим к реквизитам печатной формы.

В поле «Принято от» указываем Бочкарева Юрия Степановича:

В поле «Основание» указываем Возврат остатка подотчётных сумм:

Проводим документ и смотрим печатную форму:

Получение наличных в банке

Что-то я устал расписывать каждое поле. Укажу сразу всю заполненную форму целиком:

Значения, не поместившиеся на экран можно целиком увидеть на печатной форме документа:

Получение займа от контрагента

Заполненная форма приходного ордера будет такой:

Проводим документ и смотрим печатную форму:

Прочий приход

Заполненная форма приходного ордера будет такой:

Проводим документ и смотрим печатную форму:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, подписывайтесь на новые уроки.

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Кассовые операции в УТ 11

В программе должна быть зарегистрирована минимум одна касса предприятия. Если вы работаете с разными валютами или в программе заведено несколько разных организаций, то под каждую комбинацию организация/валюта создается отдельная касса.

В открывшемся списке нажимаем Создать. В карточке кассы вводим наименование, организацию и валюту:

Также необходимо включить возможность выдачи денежных средств ДС без указания заявки на оплату и возможность приема и передачи ДС в другие кассы без распоряжения.

Учет кассовых ордеров возможен в основной кассовой книге предприятия, или в отдельной кассовой книге (тогда ее предварительно нужно создать):

Так выглядит карточка кассовой книги:

В моем случае будет использоваться основная кассовая книга.

Приходные кассовые ордера в УТ 11

В журнале приходных кассовых ордеров ПКО можно посмотреть уже созданные операции:

И создать новый (при создании необходимо указать тип операции):

Допустим, оформим поступление наличной оплаты от клиента (на основании продажи). Вначале укажем кассу, плательщика и сумму:

На второй закладке заполним основание платежа (исходный документ продажи или договор с контрагентом), если мы получаем аванс от покупателя, то поле оставить пустым:

В списке выбора видим одну строку, в качестве объекта расчетов используется договор с покупателем, оставляем его:

Выбираем ставку НДС и статью ДДС, сумма взаиморасчетов заполнится автоматически после записи ПКО:

На третьей закладке заполняются реквизиты для формирования печатной формы ПКО:

Мы рассмотрели далеко не самый эффективный метод создания приходного ордера — гораздо проще оформлять поступление оплаты от клиентов вводом на основании — нужно выделить в списке конкретную операцию продажи и нажать Оформить поступление:

Приходник заполнится автоматически:

В данном случае в качестве объекта расчетов выступает документ реализации:

Расходные кассовые ордера (РКО) в УТ 11

Для РКО в программе есть отдельный журнал документов:

Аналогично предыдущему типу документов, здесь тоже две закладки:

При создании РКО следует заполнить тип операции — выберем Оплата поставщику:

Первым делом указываем кассу и получателя:

Дальше укажем объект расчетов (те документы/договоры, которые мы оплачиваем). Если аванс — поле оставляем пустым.

В данном случае покажу, как одним ордером оплатить несколько объектов расчетов:

В появившемся окне программа самостоятельно определила подходящую для оплаты операцию (самый старый долг):

Однако при необходимости пользователь может подобрать оплачиваемые документы самостоятельно:

В результате заполняется табличная часть ордера Расшифровка платежа:

Теперь заполняются сведения для корректной печати РКО:

В журнале РКО вторая закладка пустая, несмотря на то, что оформлены и заказы поставщику, и документы приобретения, по которым еще не было оплат:

Причина — сюда попадают только значения документов Заявка на расходование денежных средств (будем рассматривать в следующих уроках).

Кассовые книги в УТ 11

Откроем журнал Кассовые книги:

Здесь создаются Листы кассовой книги (следует формировать за каждый день отдельный лист):

Указываем организацию, тип листа (обычный, последний лист месяца или последний лист года) и сведения об ответственных лицах:

Заполняем таблицу всеми ПКО и РКО за выбранную дату:

Выводим лист кассовой книги на печать:

В нижней части журнала есть ссылка на отчет Ведомость по денежным средствам:

Данные о поступивших и списанных ДС можно расшифровать по регистраторам:

Быстрый прием оплаты от клиентов

В том случае, если клиенты часто рассчитываются с вами наличкой, приходится заводить приходные ордера. Причем сначала на основании заказа создается ПКО, потом проводится. Потом из него печатается кассовый чек. Когда таких операций мало, то это не проблема. Но когда их достаточно много, это уже отнимает много времени.

На сайте есть обработка для быстрого приема наличной оплаты по заказам клиента.

Вас интересуют дополнительные функции,
модули, индивидуальные разработки?

Приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Приходный кассовый ордер(далее ПКО) относится к кассовым документам. Вместе с расходным кассовым ордером является основанием для формирования кассовой книги предприятия.

Основные приходные операции, которые в 1С оформляются документом ПКО:

средства с расчетного счета компании;

возвраты от поставщиков;

погашения займов, выданных сотрудникам;

возвраты неиспользованных сумм, выданных подотчет;

суммы займов, полученных по договорам от юридических или физических лиц.

В примере рассмотрим зачисление в кассу предприятия денежных средств, снятых с расчетного счета в банке.

Поочередно открываем раздел Банк и касса- Кассовые документы- кнопка Поступление.

Открывается документ Приходный кассовый ордер.

В нем необходимо указать следующие данные:

вид операции- в нашем примере Получение наличных в банке;

сумма платежа- указываем вручную;

поле “Принято от”: ФИО ответственного сотрудника, который производит снятие средств в банке.

Предварительный просмотр или печать приходника доступны по кнопке Приходный кассовый ордер (КО-1).

Кнопка ДТ-Кт покажет все проводки, которые были созданы в 1С после проведения ПКО.

Что такое приходный кассовый ордер: когда нужно оформлять, как правильно заполнить

Каждая организация должна оформлять приходный кассовый ордер (ПКО), когда в кассу поступают наличные. Это требование — обязательное условие кассовой дисциплины, за несоблюдение которого предусмотрены штрафы размером до 50 000 ₽.

• Автор: Варвара Ермилова
• Редактор: Катерина Ерошина

Рассказывают эксперты Эвотора

Приходный кассовый ордер — документ первичного учёта приходящих в кассу наличных. Учитываются средства, которые поступают от клиентов, штатных сотрудников, контрагентов. Ограничений по размеру суммы, которая учитывается в ПКО, не предусмотрено, поэтому ордер оформляется даже при минимальных поступлениях.

Согласно указанию № 3210-У Банка России, документ имеет единую утверждённую форму КО-1, разрабатывать собственные форматы приходного ордера запрещено. Оформленный приходник подписывается главбухом или тем, кто его заменяет, в частности руководителем организации.

Хранить ПКО следует не менее пяти лет с отчётного года, в котором они составлены. При этом сокращать сроки хранения нельзя, а вот продлевать их по необходимости разрешается.

Эксперты Эвотора объясняют, как правильно оформлять ПКО.

Как штрафуют за отсутствие ПКО

Неправильное ведение первичного учёта или его отсутствие считается нарушением кассовой дисциплины юридического лица и наказывается налоговой. Согласно КоАП РФ, предусмотрены штрафы:

• 40 000–50 000 ₽ для организаций,
• 4000–5000 ₽ для руководителя или главного бухгалтера.

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести учёт наличных денег, поэтому оштрафовать их за отсутствие ПКО не могут.

Когда заполнять ПКО

Приходный кассовый ордер формируется в одном экземпляре, заполняется при каждом поступлении наличности в кассу. Если деньги поступили по чеку или бланку строгой отчётности (БСО), согласно указанию ЦБ РФ № 3210-У , составлять ПКО можно на общую сумму в конце дня при закрытии смены.

В каких случаях в кассу приходят наличные:

• получение оплаты за товары или услуги;
• поступление денег на счёт от контрагента;
• внесение в кассу средств, поступивших с расчётного счёта;
• получение денег от учредителей, спонсоров в качестве матпомощи;
• возврат займа или ссуды от работника, контрагента;
• поступление денежных средств в уставной капитал.

Для тех, кто с Эвотором

Чтобы следить финансами предприятия, выявлять ненужные траты и узнавать, продажи каких товаров приносят больше прибыли, используйте сервис «Книга учёта доходов и расходов». А ещё он поможет вам заполнить декларацию и отправить документ в налоговую — ехать никуда не придётся.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер: образец заполнения

Приходный кассовый ордер оформляется после того, как в кассу предприятия поступили деньги, а кассир их пересчитал и сверил с суммой, которая должна быть сдана. Приходный ордер можно заполнить вручную или в текстовом редакторе ( DOCX / XLS ), но только на унифицированном бланке ПКО — КО-1.

Образец приходного кассового ордера

Образец приходного кассового ордера

Бланк КО-1 состоит из двух частей: самого ордера и квитанции, которая к нему прилагается. Кассир после приёма наличных заполняет обе части ПКО, но сам ордер он оставляет себе, так как это документ первичного учёта. А правую часть с квитанцией выдаёт человеку, от которого принял наличные.

Обратите внимание! Раньше нужно было ставить половину печати на самом ордере, а половину — на квитанции к нему. Теперь так делать не нужно — печать ставится только на квитанцию.

Обязательные к заполнению поля:

• Номер ПКО. Последовательная нумерация ведётся с начала года, без перерывов. С нового года начинается заново.
• Дата оформления ордера и получения наличных средств: они совпадают, так как ПКО оформляется в день получения денег.
• Дебет. Юридические лица в этой графе ставят код «50» (касса), а индивидуальные предприниматели оставляют поле незаполненным, так как ИП не ведут бухгалтерский учёт.
• Код структурного подразделения. Поле заполняется только филиалами: если в организации нет отдельных подразделений, то заполнять строку не нужно.
• Корреспондирующий счёт. Сюда вписывается номер счёта, с которого поступили средства в кассу. ИП это поле также оставляют пустым.
• Код аналитического учёта. Если он ведётся, проставляется нужное значение.
• Сумма. Вписать, сколько получено наличных в рублях и копейках.
• Код целевого использования. Графа заполняется только компаниями, ведущими некоммерческую деятельность.
• Принято от — здесь указывается ФИО физлица, от которого поступили средства, или название организации.
• Основание. Своими словами указать причину внесения средств. Заполнение этой строки строго не регламентировано, потому нужно писать так, чтобы бухгалтер понял, каково основание поступления денег. Например, «оплата за ремонт двери», «внесение платежа по договору N o13 от 21.05.2022».
• В строке «сумма» указывается сумма поступивших наличных.
• В том числе в строке проставляется сумма и ставка НДС. Если он не предусмотрен, тогда указывается «без НДС».
• Приложение. Необязательное для заполнения поле, но если известен номер договора, согласно которому проходит оплата, то его можно указать здесь.

Бланк приходного кассового ордера подписывают кассир и главбух либо тот, кто выполняет его функции. На квитанции указывается та же информация, что и в ПКО.

Обратите внимание! Формально ПКО можно вести в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона от 6 декабря 2011 года No 402-ФЗ, п. 4.7). Но технически это сделать проблематично, так как в этом случае в приходном ордере все подписи должны быть электронными, в том числе и подпись физлица, которое вносит деньги в кассу.

Журнал регистрации приходных кассовых ордеров

Для учёта ПКО и их хранения ведётся журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров — РКО оформляется при расходовании наличных.

Это учётная книга, её можно вести по форме № КО-3 или же разработать собственный вариант журнала, в котором будут регистрироваться все приходники и расходники. Это связано с тем, что с 2013 года форма КО-3 является рекомендательной, а не обязательной к исполнению. Вести журнал можно и в стандартном, бумажном виде, и на компьютере, распечатывая по необходимости.

Для тех, кто с Эвотором

Покупайте сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе и интеграции с 1С. Они помогут наладить складской учёт, контролировать и анализировать продажи, вести КУДиР, а ещё рассчитывать налоговые платежи и взносы.

Как сделать или исправить ПКО в 1С

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учёт, потому приходный кассовый ордер в 1С им оформлять не нужно. А вот для юрлиц это может оказаться удобным способом ведения кассовой дисциплины.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» ПКО оформляют в пункте меню «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса»→ «Касса»).

Чтобы оформить ПКО в разделе «Кассовые документы», нажмите «Поступление» — откроется документ, который нужно заполнить.

1. Выберите вид операции из списка доступных, например «Получение наличных в банке».
2. Впишите сумму платежа.
3. Заполните реквизиты печатной формы.
4. Проведите документ и распечатайте его.

Номер ПКО заполнится автоматически. Убедитесь, что стоит сегодняшняя дата, так как приходники оформляются текущим числом.

Образец заполнения ПКО в 1С:Бухгалтерия

Образец заполнения ПКО в 1С:Бухгалтерия

От выбранного вида операции будет зависеть количество полей для заполнения, также под каждый вид зашит свой счёт кредита. Всего операций одиннадцать:

• получение оплаты от покупателя,
• розничная выручка,
• возврат от подотчётного лица,
• возврат от поставщика,
• получение наличных в банке,
• получение займа от контрагента,
• получение кредита в банке,
• возврат займа контрагентом,
• возврат займа работником,
• взнос в уставный капитал,
• прочий приход.

Совет: н есмотря на то, что пункт «Прочий приход» кажется универсальным, так как в него можно вписать любой счёт из плана и провести любую операцию, всё же лучше воспользоваться готовыми вариантами. Они уже имеют все соответствующие настройки согласно названию и типу операции.

Для заполнения реквизитов печатной формы нужно дополнительно раскрыть одноимённый раздел. В поле «Основание» указывается содержание хозяйственной операции — оно соответствует выбранному виду операции, — а в поле «Приложение» указывается перечень прилагаемых первичных документов. В графе «Принято от» указывается источник наличных. Если вы сняли их со своего банковского счёта, укажите номер этого счёта. Если пришла оплата от покупателя — выбираете контрагента и вписываете номер договора и/или счёта на оплату. Для розничной выручки указываете сотрудника, который эту выручку сдал, и номер отчёта.

Также для автоматического заполнения можно настроить НДС, статьи ДДС, если по ним ведётся учёт, и счетов, по которым будут выполняться движения.

Подробные инструкции можно посмотреть на официальном ресурсе 1С , можно приобрести подходящий вариант программы или воспользоваться бесплатной демонстрационной версией. Для получения доступа к ней нужно зарегистрироваться на сервисе.

Обратите внимание! Править приходный кассовый ордер нельзя, потому помарки, ошибки и исправления в нём запрещены. Если таковые были допущены, ПКО нужно переоформить. Это касается любых ПКО независимо от способа их оформления.