Счет‑фактура
Счет-фактура — это документ, налогового учета по исчислению НДС. В нем подтверждается сумма НДС, которую продавец выставляет покупателю. То есть сумма налога, которую продавец включил в стоимость отгруженного товара.
Электронный счет-фактура
Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение пяти лет. Отсчет срока хранения начинается после налогового периода, в котором документ использовался последний раз для вычета НДС.
Согласно порядку обмена, утвержденному Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14Н, электронный счет-фактура — это формализованный документ. Передавать его можно только через оператора электронного документооборота в формате, установленном ФНС Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Как заполнить счет-фактуру
При составлении счета-фактуры укажите в документе следующие реквизиты:
- порядковый номер и дату составления;
- сведения о продавце;
- сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
- реквизиты документов на оплату;
- сведения о покупателе;
- наименование и код валюты;
- наименование и коды товаров, работ, услуг;
- количество и стоимость товаров;
- сведения об импортных товарах.
Полный перечень реквизитов содержится в п.5 ст. 169 НК РФ.
Как работать со счетом-фактурой в Диадоке
Диадок позволяет отправить счет-фактуру, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить счет-фактуру в сервисе.
Обменивайтесь счетами‑фактурами в Диадоке
Формируйте счета-фактуры в электронном виде, согласно утвержденному формату ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.
Как отправить счет-фактуру
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
2. Откроется редактор счета-фактуры. Необходимо заполнить пустые поля (см. рис. 2). С правилами заполнения счета-фактуры можно ознакомиться на сайте Диадока .
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
1. Войти в Диадок , нажать кнопку Новый документ / Загрузить с компьютера (см. рис. 8).
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
- Чтобы указать или сменить получателя, следует начать вводить его название или ИНН в строке Контрагент, и из выпадающего списка выбрать нужную организацию.
- Чтобы внести изменения в загруженный файл, следует нажать ссылку с его названием. Откроется страница просмотра печатной формы (см. рис. 5), из которой можно перейти к редактированию, нажав на ссылку Редактировать.
- После того как получатели выбраны, можно нажать кнопку Подписать и отправить. Подписанный документ сразу же появится в ящике получателя.
- Также по файлам можно запросить согласование или передать на подпись, нажав на кнопку Согласование.
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
- Отправлен, ожидается извещение о получении — означает, что счет-фактура доставлен до получателя, но получатель не заходил в систему, не сформировал и не отправил извещение о получении.
- Документооборот завершен (Выставлен) — означает, что документооборот по счету-фактуре завершен.
- Требуется корректировка — означает, что в счете-фактуре были обнаружены ошибки или неточности. Необходимо внести изменения в счет-фактуру и заново отправить.
- Исправлен — означает, что был отправлен исправленный счет-фактура.
- Откорректирован — означает, что был отправлен корректировочный счет-фактура.
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.
Счета‑фактуры в ЭДО
Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве
Форматы счета-фактуры для ЭДО
Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.
До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:
- По приказу ФНС от 24 марта 2016 года № ММВ-7-15/155@.
- В соответствии с приказом ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года.
Единственный допустимый формат файлов для электронных счетов-фактур — это.XML. Использовать можно только его, то есть файлы в других форматах (jpg, pdf, tiff и т.д.) не подойдут.
Новый формат счета-фактуры для ЭДО
Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:
- Маркировку товаров. Теперь можно фиксировать коды товаров. Для иностранной продукции — указывать регистрационный номер партии товара и его количество.
- Закупки. Можно указать больше информации:
- дату и номер госконтракта;
- номер лицевого счета продавца в Федеральном казначействе (ФК);
- наименование территориального органа ФК.
Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе.
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой.
Как происходит обмен:
- Инициатор создает, подписывает и отправляет счет-фактуру в XML-формате в соответствии с требованием приказа ФНС.
- С помощью системы ЭДО документ отправляется покупателю.
- Контрагент получает документ и уведомляет об этом продавца.
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.
Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО
- подписание с помощью КЭП руководителя или другого сотрудника по доверенности;
- регистрация в журналах или книгах учета;
- хранение в электронном виде в течение пяти лет.
Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС
Вопрос-ответ
Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?
Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Как отправить счет-фактуру в налоговую?
Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения.
Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?
Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.
Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание.
Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?
Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.
Как отправить счет-фактуру¶
Рассмотрим последовательность действий к функциям интеграторского интерфейса Диадока, которые требуется совершить продавцу при отправке счета-фактуры (СФ), корректировочного счета-фактуры (КСФ), исправления счета-фактуры (ИСФ).
- Продавец может сформировать счет-фактуру, подписать и направить Покупателю.
- Диадок должен сформировать подтверждение оператора о дате получения счета-фактуры, подписать его и направить Продавцу.
- Продавец должен получить подтверждение оператора и отправить в ответ подписанное извещение о получении подтверждения.
Более подробно о порядке обмена электронными счетами-фактурами между компаниями можно почитать в соответствующем разделе или на сайте
Формирование счета-фактуры¶
Если на стороне интеграционного решения не предусмотрено функциональности для формирования XML-документов, соответствующих утвержденным форматам, то продавец может сгенерировать СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, используя команду GenerateUniversalTransferDocumentXmlForSeller .
В теле запроса должны содержаться данные для изготовления СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ:
- в виде сериализованной структуры UniversalTransferDocumentSellerTitleInfo для типов документов Invoice или InvoiceRevision
- в виде сериализованной структуры UniversalCorrectionDocumentSellerTitleInfo для типов документов InvoiceCorrection или InvoiceCorrectionRevision .
Например, HTTP-запрос для генерации СФ выглядит следующим образом:
В теле ответа содержится XML-файл СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, построенный на основании данных из запроса.
Успешный ответ сервера выглядит так:
Файл СФ/ИСФ генерируется в соответствии с XML-схемой , которой должны удовлетворять XML-счета-фактуры, согласно приказу ФНС.
Файл КСФ/ИКСФ генерируется в соответствии с другой утвержденной ФНС XML-схемой .
Имя файла СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ (формат которого также определяет приказ ФНС) возвращается в стандартном HTTP-заголовке Content-Disposition .
Отправка счета-фактуры¶
После того, как у вас есть XML-файл СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, его нужно отправить с помощью команды PostMessage .
Для этого нужно подготовить структуру MessageToPost следующим образом:
в значение атрибута FromBoxId указываем идентификатор ящика отправителя,
в значение атрибута ToBoxId указываем идентификатор ящика получателя
для передачи XML-файла СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ нужно использовать атрибут Invoices, описываемый структурой XmlDocumentAttachment
- внутри структуры XmlDocumentAttachment находится вложенная структура SignedContent,
- сам XML-файл нужно передать в атрибут Content, подпись продавца в атрибут Signature
Описание структур, используемых при отправке СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ:
После отправки в теле ответа будет содержаться отправленное сообщение, сериализованное в протобуфер Message .
Получение подтверждения¶
После успешной отправки СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ необходимо получить подтверждение оператора InvoiceConfirmation .
Подтверждение оператора представляется структурой Entity , где значение полей EntityType и AttachmentType должно быть Attachment/InvoiceConfirmation.
Чтобы получить подтверждение оператора нужно вызвать метод GetMessage и указать нужные GET-параметры boxId , messageId , entityId .
BoxId — это идентификатор ящика отправителя, messageId — идентификатор отправленного сообщения с СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, entityId — идентификатор счета-фактуры. Их можно взять из структуры Message
Например, HTTP-запрос для получения сообщения выглядит следующим образом:
Пример структуры подтверждения оператора InvoiceConfirmation в теле ответа:
Формирование извещения о получении подтверждения оператора¶
После того, как продавец получил подтверждение оператора, он должен отправить в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt о получении подтверждения.
Извещение о получении подтверждения оператора представляется структурой Entity , где значение полей EntityType и AttachmentType должно быть Attachment/InvoiceReceipt.
В API Диадока есть метод, который позволяет сформировать извещение о получении подтверждения оператора — GenerateInvoiceDocumentReceiptXml , при вызове этого метода нужно корректно указать GET-параметры boxId , messageId , attachmentId и передать в тело запроса данные о подписанте генерируемого извещения в виде сериализованной структуры Signer .
BoxId — это идентификатор ящика отправителя, messageId — идентификатор отправленного сообщения с СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, attachmentId — идентификатор подтверждение оператора. Их можно взять из структуры Message .
Например, HTTP-запрос для формирования извещение о получении подтверждения оператора выглядит следующим образом:
Пример структуры в теле запроса, содержащей данные о подписанте генерируемого извещения Signer :
В теле ответа содержится XML-файл с извещением о получении документа attachmentId из сообщения messageId в ящике boxId .
Отправка извещения о получении подтверждения оператора¶
Полученное на предыдущем этапе извещение нужно подписать и отправить. Подписание извещения происходит на стороне клиента, после того как извещение подписано, его нужно отправить вместе с файлом подписи воспользовавшись методом PostMessagePatch .
Для этого нужно подготовить структуру MessagePatchToPost следующим образом:
- в значение атрибута BoxId указываем идентификатор ящика отправителя,
- в значение атрибута MessageId указываем идентификатор модифицируемого сообщения,
- для передачи XML-файла извещения нужно использовать атрибут Receipts, описываемый структурой ReceiptAttachment
- в поле ParentEntityId нужно указать идентификатор (EntityId) подтверждения оператора, полученный на предыдущем шаге,
- внутри структуры ReceiptAttachment находится вложенная структура SignedContent,
- сам XML-файл нужно передать в атрибут Content, подпись продавца в атрибут Signature
Пример структуры в теле запроса, содержащей данные о передаваемом извещении MessagePatchToPost :
Получение извещения о получении счета-фактуры¶
После того, как все действия со стороны продавца сделаны, нужно получить извещение о получении счета-фактуры со стороны покупателя InvoiceReceipt .
Извещение о получении счета-фактуры представляется структурой Entity , где значение полей EntityType и AttachmentType должно быть Attachment/InvoiceReceipt.
Чтобы получить подтверждение оператора нужно вызвать метод GetMessage и указать нужные GET-параметры boxId , messageId , entityId .
BoxId — это идентификатор ящика отправителя, messageId — идентификатор отправленного сообщения с СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, entityId — идентификатор счета-фактуры. Их можно взять из структуры Message
Например, HTTP-запрос для получения сообщения выглядит следующим образом:
Пример структуры извещения о получении счета-фактуры InvoiceReceipt в теле ответа: