Что такое шапка в заявлении?
«Шапка» — это информация об адресате, то есть кому этот документ предназначается и информация о заявителе — авторе документа. «Шапку» размещают в правом верхнем углу документа. Заявление — это официальный документ.
Что такое шапка в документе?
Группа верхних реквизитов в документе. В шапке документа располагаются такие реквизиты как: Организация, Склад, Поставщик и т. д.
Как правильно называется шапка в заявлении?
Самая верхняя часть документа называется «Заголовок письма».
Как называется шапка на документе?
Технический заголовок, прехедер, часть письма, которую обычно называют шапкой.
Как написать заявление в суд шапка?
В шапке нужно указать наименование суда, куда вы хотите направить свой иск, ваши ФИО, адрес регистрации и номер телефона, или если это организация, то указать юридическое лицо, адрес и данные представителя. Также указать данные ответчика, которые известны.
Где находится шапка?
Шапки (Ленинградская область)
59°36′19″ с. ш. 31°11′59″ в. д.
Как писать шапка?
Значение слова «шапка»
ША́ПКА, -и, род. мн. -пок, дат. -пкам, ж.
Что указывать в шапке заявления?
В шапке документа нужно обязательно указать название органа власти и код регионального подразделения, в которое вы подаете заявление.
Что такое шапка в письме?
Шапка рассылки или хедер — это самый верхний блок письма, расположенный над основным контентом.
Нужно ли писать в шапке заявления от?
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Что такое шапка статьи?
«Шапка» статьи (на русском и английском языках) должна содержать: заголовок, информацию об авторах (ФИО полностью, место работы — название организации полностью, должность, телефон (исключительно для редакторов), адрес электронной почты) и аннотацию.
Что такое шапка в профиле?
Шапка профиля — это небольшой информационный блок под именем владельца страницы. Сюда можно добавить описание бренда или рассказать о себе — почему людям будет интересно следить за вашей жизнью. В описании есть эмоциональная подача, характер, принципы и информация для целевой аудитории.
Где находится шапка в профиле?
Шапка профиля — это блок текста, расположенный под аватаркой и названием профиля. Вмещает всего 150 символов, в которые нужно написать всю необходимую информацию о себе.
Что такое шапка профиля и где она находится?
Шапка профиля, или био — это небольшой блок над лентой пользователя, куда можно добавить аватар, ник, имя, описание деятельности, ссылку и текст не длиннее 150 символов: эмодзи, хэштеги, упоминания.
Как правильно называется шапка документа
В настоящий момент времени судьи крайне редко используют головные уборы. В нашей стране и вовсе, единственным элементом судейской принадлежности считается мантия. Впрочем, на протяжении весьма существенного количества времени на голове у судьи был парик. А выпускники юридических учебных заведений и по сей день надевают квадратную академическую шапочку.
- Если вернуться в прошлое, то можно с уверенностью сказать о том, что самым распространенным головным убором был парик. История данного головного убора весьма интересна. Впервые его надел в 1620 году епископ Луи Барбье, а через несколько лет популярность париков приобрела просто феноменальные объемы. В тоже время, в судье впервые такой головной убор использовали в Англии;
- В нашей стране использовали парик, как основной элемент принадлежности к судейскому обществу. Впрочем, актуальность данного атрибута очень быстро исчезла, с интенсивностью развития нашего общества;
- В различных странах мира использовались разные, причем, порой, весьма интересные головные уборы. Чаще все в оформлении использовались черные и красные цвета. Но, на самом деле, сегодня все больше одежда судей упрощается, и шапочки продолжают носить лишь в некоторых странах.
Где можно выучиться на судью?
Профессия судьи в нашей стране считается весьма почетной и востребованной. Тем не менее, чтобы стать судьей, нужно будет пройти немало этапов становления. Во-первых, вам нужно…
Как повлиять на судью?
Статьи 9 и 10 Закона РФ от 26 июня 1992 г. N 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» прямо запрещают всякое вмешательство в деятельность судьи по осуществлению…
Кем назначаются судьи верховного суда?
В 128 статье Конституции РФ указаны все аспекты назначения судей верховного суда. Сразу же нужно отметить, что данные судьи имеют весьма существенное влияние на всю судебную…
Как поменять судью?
В нашей стране судьи наделяются весьма значительными правами. Они в принципе, осуществляют правосудие от имени государства. И именно по этой причине, к выбору судей подходя…
Реквизит 18 – заголовок к тексту
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18. 3 Там же. – Пункт 3.18. 4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 5 Там же. 6 Там же. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18. 8 Там же. – Пункт 4.7.
Реквизит 19 – отметка о контроле
Отметка о контроле
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»
__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.
Реквизит 20 – текст документа
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. 1
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. 2
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. 3
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4
Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 6
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 7
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. 9
В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 10
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 11
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). 12
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, 13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 15
Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). 16
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). 17
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). 18
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). 19
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). 20
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»). 21
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 22
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 23
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. 24
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. 25
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 58. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20 . 3 Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» [по состоянию на 11 декабря 2002 г.] – Статья 17. 4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 6 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 . 7 Там же. – Пункт 3.20. 8 Там же. – Пункт 3.20. 9 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 10 Там же. 11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20. 12 Там же. – Пункт 3.20. 13 Там же. – Пункт 3.20. 14 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 15 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20. 16-21 Там же. – Пункт 3.20. 22 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 23-25 Там же.
Реквизит 21 – отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 1
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 2
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 3
Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 4
письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 5
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 6
Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 7
Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 8
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 9
__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21. 2-6 Там же. – Пункт 3.21. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 8 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21. 9 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Реквизит 22 – подпись
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 1
В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Подпись» в письме
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4
И.о. генерального директора
Личная подпись
Исполняющий обязанности генерального директора
Личная подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6
Генеральный директор ЗАО «Термика»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7
Рис. 2. Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9
Личная подпись К.В. Воробьев
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. 11
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 50. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22. 3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11. 4 Там же. – Приложение № 11. 5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 8 Там же. – Пункт 3.22. 9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 10 Там же. 11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 12 Там же. – Пункт 3.22. 13 Там же. – Пункт 3.22.
Реквизит 23 — гриф согласования документа
Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. 1
Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2
коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3
Письмо ЗАО «Термика» от 06.04.2009 № 430
Протокол общего собрания акционеров ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 10
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»
Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.
Рис. 2. Расположение реквизита «Гриф согласования документа» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4
Структурные элементы документа. Правила оформления текста
Каждый документ состоит из отдельных элементов — реквизитов. Различают постоянные и переменные реквизиты документа. Постоянные реквизиты печатаются при изготовлении бланка, переменные фиксируются на бланке в процессе заполнения.
Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, называется формуляром. Каждый вид документа должен иметь свой формуляр-образец, то есть определенную модель построения однотипных документов.
Лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, называется бланком. Бланки изготавливаются двух форматов — А4 и А5 (например, для справок).
Группа реквизитов и их постоянных частей, воссозданная на бланке документа как единый блок, называется штампом.
Формуляр-образец предусматривает следующие реквизиты и их расположение в управленческой документации (табл. 3.1).
Таблица 3.1. Реквизиты и их расположение
Государственный Герб Украины
Располагается посередине бланка или в угловой части листа над серединой строк с названием организации
Эмблема организации или предприятия
Рядом с названием организации. Как эмблему можно использовать товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке
Продолжение табл. 3.1
В верхнем левом углу или посередине документа
Код предприятия, учреждения, организации
В правом верхнем углу
Код формы документа
В верхнем правом углу под кодом предприятия, организации, учреждения
Название министерства или ведомства, которому подчиняется учреждение
В верхнем правом углу или посередине строки
Полное название учреждения, организации или предприятия —
В верхнем левом углу. Может наноситься 1 с помощью штампа или типографским способом
Название структурного подразделения
В верхнем левом углу. Разрешается печатать машинописным способом
Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке
В верхнем левом углу листа, оформляются согласно почтовых правил: ул. Владимирская, 68, г. Киев — 33, тел. 221-70-80.
На бланке для писем указывают номер расчетного счета в отделении банка: расчетный счет № 11632516 в Укринбанка г. Киева, МФО М 321518.
Название вида документа
Слева или посередине строки. Приводится во всех документах, кроме писем. В зависимости от зазви устанавливается формуляр, структура рэкета, особенности изложения
Документ датируется днем его подписания или утверждения. На бланках дату подписания документа ставят в левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте. Если же документ составлен не на бланке, то дата ставит-я под текстом слева
Продолжение табл. 3.1
В верхней левой части страницы. Этот реквизит позволяет обеспечить оперативный поиск документа, контроль исполнения
Ссылка на индекс и дату входящего документа
В верхней левой части страницы. Содержит дату и индекс, указанные в документе организацией, которая заключила ли выдавшего документ
Место составления или издания
В верхней левой части страницы. Содержит название города или населенного пункта, где выдан документ
Гриф ограничения доступа к документу
Справа под кодом формы. Записывается с ередини строки: для служебного пользования, (полностью) секретно
В личных официальных документах — справа в верхней части страницы. Каждый элемент — название учреждения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес — пишется с новой строки
В верхней правой части документа
Переменный реквизит, который содержит информацию о дальнейшей работе с документом. Состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы исполнителя" которому отправлен документ; указание о порядке в характере исполнения документа; срок исполнения документа; личная подпись руководителя; дата
Печатается строчными буквами, располагается под названием вида документа; как правило, начинается с предлога "о"
Отметка о контроле
3 левой стороны в верхней части поля первой страницы документа
Состоит из следующих логических элементов:
Располагается по всей ширине страницы (от поля к полю)
Продолжение табл. 3.1
Отметка о наличии приложения
Слева в верхней половине страницы
Подписывают, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входят:
o указания должности (слева);
o инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (справа);
o подпись (посередине). Расшифровка подписи в скобки не берется
o слова "согласовано" или "согласовано";
o названия должности должностного лица (включая наименование учреждения), с которым согласовывается документ;
o личной подписи;
o его расшифровки;
Располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельной странице
Внутреннее согласование документа, его визирование. Виза состоит из личной подписи лица, визирующего документ, и даты. Небольшие замечания (1-2 строчки) располагаются перед визой: Не возражаю
Декан факультета ТЦР и ФХП (подпись) Г.О. Симахина
Прикладывается к документам, которые требуют особого заверения. Печати бывают гербовые (для документов, удостоверяющих физические или юридические права лиц) и простые (круглые, квадратные, треугольные — для документов, которые используются за пределами организации, для справок 3 места работы и др.)
В правом верхнем углу пишется слово » копия"; под реквизитом "подпись" — слово ‘правильно"; указывается дата, должность исполнителя, подпись и ее расшифровка. V при необходимости заверяется печатью
Окончание табл. 3.1
Фамилия исполнителя и номер Его телефона
Обязательный на исходящих документах (письмах, справках, заключениях). Состоит из:
o фамилии исполнителя;
o номера его служебного телефона. Ставятся в нижнем левом углу последней страницы документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
В левой или центральной части нижнего поля первой страницы; содержит:
o краткую справку об исполнении;
o слова "дела" и номер дела, к которому должен быть подшит документ;
o дату направления документа в дело;
o подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя
Отметка о переносе данных на машинный носитель
После текста, в нижней части документа. Содержит:
o запись "Информация перенесена на машинный носитель";
o подпись лица, ответственного за перенос данных;
o дату переноса
Отметка о поступлении
Содержит сокращенное название организации, получившей документ, и дату его поступления.
Располагается справа на нижнем поле документа
В верхней части документа
Главным элементом документа является текст. Это совокупность предложений, последовательно объединенных содержанием и построенных по правилам определенной языковой системы. Он является средством воспроизведения содержания, связанного одной темой, основной мыслью и структурой.
Членение текста на составляющие части, графическое отделение одной части текста от другой, а также использование нумерации заголовков, подзаголовков и т.д называется рубрикацией. Она является внешним выражением композиционной строения делового бумаги, а степень ее сложности зависит от объема, тематики, назначения документа. Самая простая рубрикация — деление текста на абзацы.
Абзац — это отступ справа в строке, которым начинается изложение новой мысли в документе, а также фрагмент текста между двумя такими отступами. В текстах англоязычных документов абзацный отступ делается изредка, зато пропускается одна строка. Следует помнить, что абзац, какой бы ни была его длина, — это внутрішньозамкнене смысловое целое, которое выражает законченную мысль.
Средняя длина абзаца должно быть 4-6 предложений, хотя в текстах документов есть абзацы, которые содержат только одно предложение. Например:
На основании вышеуказанного считаем, что представленная диссертационная работа имеет важное научное и практическое значение, соответствует требованиям ВАК к кандидатским диссертациям, а ее автор — Бондаренко Леся Александровна заслуживает присвоения ей ученой степени кандидата филологических наук (3 отзыва).
Абзацне членения текста дополняет нумерация рубрик текста, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, частей, пунктов и их подчинения. Существует две системы нумерации — комбинированная (традиционная) и новая.
Комбинированная нумерация основывается на использовании различных типов символов — слов, букв, арабских и римских цифр. Эта система использования различных обозначений обязательно должна быть логичной, последовательной и строиться по признаку роста.
Новая система базируется на использовании только арабских цифр, расположенных в определенной последовательности. Применяя эту систему, следует придерживаться следующих правил:
o после номера части, раздела, пункта, подпункта ставится точка;
o номер каждой части включает номера высших ступеней деления:
— разделы — 1., 2., 3., 4.;
— номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, отделенного точкой — 1.2., 1.3., 1.4. т.п.;
— номер пункта содержит порядковый номер раздела, подраздела и пункта, разделенных точками — 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т.д.;
— номер подпункта состоит из номера раздела, подраздела, пункта, подпункта, разделенных точкой — 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. и т.д.
Применение новой системы нумерации упрощает обработку документов и дает возможность не употреблять словесных наименований и символов (табл. 3.2).