Канбан в битрикс24 что это
Перейти к содержимому

Канбан в битрикс24 что это

  • автор:

Как настройка Канбан в Битрикс 24 поможет повысить эффективность вашей компании

Способ управления линиями производства, созданный по принципу конвейера, называется Канбаном. В Битрикс 24 канбан предназначен для контроля за поэтапным выполнением задач компании и проведением сделок.

На виртуальной доске (канбан-панель) расположены информационные карточки. Все задачи компании и стадии сделок можно размесить по таким карточкам. Когда сотрудником выполнена часть работы, обозначенная администратором в карточке, он перемещает ее на следующий этап.

Используя канбан, становится удобнее организовать, планировать и управлять рабочим процессом. А также при помощи этого метода визуализации можно:

  • создать и настроить воронку продаж;
  • вовремя увидеть, что один или несколько этапов воронки перегружен;
  • равномерно распределить нагрузку по задачам между всеми сотрудниками;
  • контролировать выполнение порученных заданий по проекту или сделке каждым сотрудником;
  • выявить и устранить возникающие проблемы в работе всей команды.

Настройка в Битрикс 24 канбана предоставляет возможность отслеживать всю работу и текущие проекты фирмы. Эффективно использование этого инструмента для работы с лидами, сделками и при настройке воронки продаж. В режимах Календарь и Список также можно управлять сделками в CRM и лидами.

Под шапкой настроек выбираем нужный раздел и переходим в канбан-панель.

На примере вкладки «Сделки» можно увидеть, как наглядно выглядит канбан-доска. Воронка продаж представлена несколькими столбцами, и каждый столбец это отдельная сделка. Для изменения этапа воронки возле нужной колонки нужно нажать на плюс или карандаш.

В главном меню нажимаем кнопку «Добавить» и создаем новую сделку. Также можно использовать команду быстрой сделки, под соответствующим столбцом на канбан-доске.

На примере вкладки «Лиды», настраиваем поля в карточках канбан-доски. Запускаем «Быстрый лид» и редактируем.

Далее создаем параметры карточки. Выбираем нужные нам параметры, например, контактные данные: адрес почты, телефон клиента, источник лида и сохраняем.

После сохранения лида добавились контактные данные, теперь нет необходимости каждый раз открывать карточку.

Параметры просмотра лида.

В окне настроек выбираем нужные параметры «Источник» и «Должность» и сохраняем.

После этого действия изменится формат карточки. В ней будут отображаться только выбранные параметры.

В Битрикс 24 два вида отображения каточек канбан-доски: в соответствии настройкам администратора или выбранных сотрудником параметров. Чтобы изменить режим отображаемой карточки, достаточно перейти в «Настройки» и выбрать нужный вид. Настройка канбана в Битрикс 24 для вкладок «Сделки» и «Лиды» производится одинаково.

Канбан Битрикс 24 может стать альтернативным решение для контроля и управления рабочими процессами. Нужно только настроить канбан-доску в соответствии деятельности своего бизнеса и внести необходимые для эффективной работы параметры в карточки.

Чтобы расширить возможности канбан, требуется настроить пользовательские поля в карточках. Разберем пример настройки параметров доски во вкладке «Лиды» — запускаем команду «Быстрый лид» и приступаем к редактированию.

Сначала рассмотрим параметры карточки создания. Выбираем необходимые параметры, например, телефон и адрес почты клиента, а также источник лида и нажимаем сохранить.

После сохранения изменений при создании лида расширилась форма — теперь для добавления телефона или адреса не требуется лишний раз открывать карточку лида.

Теперь переходим к параметрам просмотра лида.

В открывшемся окне параметров выбираем необходимые формы. Например, «Должность» и «Источник», после чего сохраняем изменения.

В канбан-доске изменится формат изображения карточек лидов — добавятся новые формы или исчезнут отмененные.

Обратите внимание! Система Битрикс24 предполагает возможность отображения карточек канбан-доски в 2 вариациях: согласно настройкам администратора портала и с учетом выбранных параметров сотрудником. Для смены режима отображения требуется перейти в карточки лида и в меню настроек галочкой выбрать необходимый вариант.

Внимание! Процедура настройки системы во вкладках «Лиды» и «Сделки» идентична.

Если вам требуется настройка Битрикс24, можете обратиться к компании Первый БИТ — наши специалисты помогут настроить CRM. Также при необходимости проводим консультации по телефону или онлайн, и обучаем сотрудников компании.

Бережливое IT-производство

Наша работа с клиентами еще полгода назад была похожа на бушующую горную реку. Непонятно было, с каких источников к нам стекаются задачи:

  • Это проектные работы или работы по поддержке клиента?
  • Доработки нового функционала или исправление предыдущих ошибок?
  • Требование отдела продаж рассмотреть ТЗ нового клиента.
  • Подготовка демонстрационного портала или внутренняя автоматизация и т.д.

А далее эта река то растекалась на множество плохо контролируемых ручейков индивидуальных задач, то обрушивалась водопадом дедлайна по критичному проекту. Каждый клиент велся в своей группе Битрикс24 – это создавало ощущение порядка, но по факту эти отдельные потоки быстро множились — их контроль «утекал» сквозь пальцы.

Рост рынка CRM вызывал хаос внутреннего управления. Наплыв запросов от заказчиков стремительно увеличивался, мы работали на пределе: часть сотрудников постоянно задерживалась в офисе или работала в свой выходной. Эта деятельность, конечно, приносила драйв. Отдельное удовольствие от ощущения «движухи» – все носятся и затыкают пробоины, а отважный капитан-директор отчаянно лавирует в бурном потоке.

Все это несло за собой волну негатива:

  1. Клиент страдал от отсутствия быстрого результата.
  2. Бизнес застрял в развитии – нельзя было расти дальше.
  3. Команда роптала от постоянного напряжения, кого-то, к сожалению, смыло за борт.

Нужна была система предсказуемого производства. Главная ее цель — сделать процесс настройки и доработки корпоративных порталов клиентов максимально прозрачным и качественным. Мы взяли за основу лучшую систему для обработки потоковых процессов – Kanban. Это метод управления разработкой по принципу работы «точно в срок», помогающий равномерно распределить нагрузку между сотрудниками. В данном подходе процесс прозрачен для всех членов команды.

Расскажем о принципах построения нашей системы производства с применением Канбан-метода. Мы пока не перешли на полное соблюдение всех принципов, еще есть отклонения, но работаем над постоянным совершенствованием процессов, дорабатывая функционал коробочной версии Битрикс24.

7 принципов движения задач — проектирование доски

Перед тем, как переходить к реализации построения новой системы, требуется выстроить общую логику работы. Предварительное проектирование должно включать и учитывать следующие параметры:

  1. Анализ текущих типов задач. В идеале, канбан доска только визуализирует существующие процессы в компании, а не создает новые. В ходе анализа наших задач с применением подхода S.T.A.T.I.K. (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) определили 5 типов, которые будут проходить по заданным нами стадиям.
  2. Поток должен двигаться в одну сторону: от истока к устью, слева направо. В нашем процессе мы не запрещаем перемещаться задачам на стадию назад, но логируем это и рассматриваем, как отклонение от нормального поведения.
  3. Каждая задача у нас максимально стандартизирована: определены основные и дополнительные поля, критерии приемки. Задача — это элемент поставки, который движется по конвейеру, он должен быть понятен и лаконичен, чтобы не происходило заторов.
  4. Политики переходов по стадиям. Заранее нужно определить, когда задача может перейти в следующую стадию, какая информация должна быть заполнена в карточке. Установить этот механизм сложно, но сделав это на старте, мы упрощаем весь процесс движения задач.
  5. Стопперы — это то, что мешает течь нашему потоку. Когда мы не можем двигать задачу дальше, выставляется один из стопперов нашего конвейера. Это значит, что на этом участке требуется пристальное внимание. В начале у себя мы определили 4 вида, потом выделили еще один.
  6. Поля в задачах. Заполнение карточки и показ нужных полей на доске – важная веха в проектировании Канбан-системы. Типы задач, стопперов, различные признаки – это поля, с помощью которых мы управляем потоком, а в дальнейшем анализируем метрики. Из красивых архитектурных решений использования полей: мы отказались от отдельных групп по клиенту и сортируем задачи по привязке к CRM по полю Компания – то поле, которое уже использовали продавцы, когда закрыли сделку.
  7. Роли — лица, участвующие в движении задач по стадиям и выполняющие заданные им правами действия. В системе взаимодействуют:

А. Сотрудник производства — программист, внедренец, бизнес-аналитик, системный администратор – это основная боевая единица, исполнитель задач.
Б. Аккаунт-менеджер определяет приоритеты задач и выступает представителем клиента на производстве.
В. Руководитель производства разбирает стопперы, обеспечивает общую производительность.
Г. Клиент получает пользу, видит полную картину по своим задачам.

После того, как определили основные принципы для работы в новой системе – переходим к формированию стадий движения наших задач.

Стадии работы нашей канбан-доски

Наш производственный канбан содержит 7 этапов, каждый из которых предполагает определенные работы. Расскажем подробнее о процедурах в стадиях.

Это так называемые запасы задач за «дамбой». В разработке это называется Backlog проекта: задачи, ждущие своего часа, которые не могут брать сотрудники производства. Аккаунт-менеджеры приоткрывают эту дамбу – здесь происходит управление приоритетами. Аккаунт знает, какой клиент как оплачивает и когда ждет результата, исходя из этого, выдает порцию задач на следующую стадию.

Отсюда технари вытягивают задачи – изначально они висят на безликом существе, то есть не имеют ответственного. Цель – самостоятельно взять новую задачу, когда предыдущая уже отработана. В отличие от принудительного назначения руководителем такой способ позволяет избежать перегрузки сотрудников, сфокусировать на том, чтобы завершать задачи, а не начинать. Вытягивание – один из ключевых принципов канбан-метода, сотрудник сам берет работу тогда, когда есть реальная возможность ее сделать. Лимиты, установленные на стадиях, также направлены на защиту от перегрузки людей и способствуют фокусировке на завершении уже начатых задач.

В момент вытягивания роль ответственного штатным роботом передается вытягивающему.

Рабочая стадия, где происходит оценка трудозатрат и при необходимости согласовывается с клиентом. Здесь также проверяется наполненность задачи и критерии приемки, а при необходимости, возвращается постановщику на доработку. После перехода на новую систему работы мы стали требовательны к полноте как внутренних, так и клиентских задач.

После проставления штатных полей и планируемых трудозатрат задача «выталкивается» на следующую стадию – согласование. Здесь происходит утверждение объемов и сроков по задаче с заказчиком. Административными и финансовыми вопросами заведует аккаунт-менеджер без участия исполнителей – технарей. Задача может здесь задержаться до решения всех финансовых вопросов. Аккаунт вытолкнет задание дальше, когда будет уверен, что оно может идти в производство.

Описанная схема немного разнится с принятым подходом Канбан-метода, но мы пока работаем так из-за удобства реализации и некритичности процесса данной стадии.

После получения согласования от клиента переходим к исполнению. Отсюда технари вытаскивают себе работу, причем можно брать задачу, оценённую коллегой на предыдущем этапе, а не только свою – все универсальны. Приоритет на запуск в работу имеет тот, кто уже погружался в задачу. Сделано это для экономии ресурсов.

Основная рабочая стадия, где выполняется задача. В ней идет диалог с клиентом через комментарии о ходе работ и уточняющих моментах, а также корректировка времени при незначительном отклонении от изначальных условий. Частенько в одной задаче клиент хочет решить сразу и связанные задачи. В таких случаях мы просим создать новую, чтобы она прошла как отдельная самостоятельная задача по всем этапам процесса. Исходную задачу мы стремимся закрыть как можно быстрее, перенести доработки портала «на бой», чтобы клиент получил пользу от нашей работы в кратчайший срок.

Финальная стадия. Когда задача поступила на этап «Готово» — это означает, что сотрудник производства сделал со своей стороны все необходимые действия и можно проверять. Здесь снова подключается к работе аккаунт для диалога с клиентом и решения оставшихся вопросов. Через установленное время отрабатывает робот, который закрывает задачу, если она не была завершена вручную. Мы ввели аналогию с актами приемки работ – если не последовало замечаний, работа считается принятой. Бывают исключения, когда задача после закрытия возобновляется. Это происходит в тех случаях, когда наши клиенты нашли неисправные участки или непонятные моменты в выполненной работе. Мы идем навстречу клиентам, возобновляем и доделываем спорные участки. Для нас это повод посмотреть, почему такие задачи переоткрываются, и как избежать повторения подобных ситуаций.

Выстроенная канбан-доска понятна и наглядна как для команды внутри, так и для клиента. Клиент видит полную картину нашей доски только по задачам своей компании. Причем как по заданиям в работе, так и по архиву закрытых. Мутные воды нашего потока стали абсолютно прозрачны. Каждое звено получило свои преимущества работы:

Руководитель и компания в целом

  • контроль со своей стороны и со стороны наших аккаунтов за ходом движения проекта
  • четкое понимание трудозатрат на каждом этапе
  • прогнозирование сроков движения – будет ли эта задача решена в рамках технического сопровождения или потребует отдельных денег
  • четкая зона ответственности
  • отсутствие конфликтов (аккаунты пока решают вопросы своих приоритетов полюбовно))
  • ясные приоритеты в работе. На каждом сотруднике только несколько задач, по которым он работает в данный момент, остальное — в общем пуле
  • прозрачный статус работы — не нужно выяснять по нескольку десятку дел и на каком они этапе

На единой доске — сотни задач нашего производства, и их легко фильтровать по:

  • типу задачи
  • статусу
  • ответственному
  • постановщику
  • сроку
  • заказчику (компании)
  • стадии
  • типу стоппера
  • наличию оценки

Дополнительная система аналитики выстроенного канбана показывает узкие места и помогает оптимизировать сложные участки производства.

Принципы построения движения наших задач производства сходны с принципами построения других наших и клиентских процессов:

  • воронок сделок и лидов
  • маркетинговых публикаций
  • внутренних изменений портала

Следуя японскому принципу Кайдзен, мы постоянно улучшаем нашу систему. Типовая конфигурация Битрикс24 не содержит важной функциональности для работы Канбан-метода, поэтому мы перешли на коробочную версию и дорабатываем функционал для улучшения поддержки нового процесса.

Демонстрируя возможности нашей Канбан-системы, слышим от клиентов вот такие вопросы:

  • Классно, то есть мы будем видеть весь процесс решения наших задач: стадии, планируемые и фактические часы, возникающие проблемы, комментарии, скриншоты?
  • Эту систему мы можем у себя использовать в оказании услуг уже нашим клиентам – вы можете настроить?
  • Наше IT-подразделение использует похожую систему для обработки внутренних задач, но только не такую наглядную. Вы можете провести аудит и проконсультировать их?

Теперь на эти и другие вопросы мы уверено отвечаем «Да!» и приглашаем попробовать, насколько эффективно работает наше производство.

Наш настоящий канбан — инструмент, который делает наглядным процесс движения задач и наводит порядок в работе по проекту.

Заказать такое же решение

Хотите проверить, как наши сотрудники и система обрабатывают любые ваши задачи? Предлагаем бесплатное тестирование нашего производства! Подробности у менеджеров по телефону +7 (495)118-39-18 – звоните или отправьте запрос через форму ниже.

Канбан в битрикс24 что это

Не только те разработчики, кто уже год-два работает с крупными проектами с миллионными бюджетами, но и самые обычные средние студии всё чаще сталкиваются с заказами, проектами, которые подразумевают сотни тысяч, а то и миллионы хитов в день. Как правило, это современные интернет-магазины с очень большой номенклатурой товаров (например, магазин с 500 000 карточек товаров и 3 млн SKU) . Но могут быть и информационные и корпоративные проекты. Всё это надо как-то уметь проектировать, обслуживать, как-то с этим работать.

Создание проекта веб-студией надо рассматривать с двух сторон: с позиции менеджера и с технической. Игнорирование любой из них с высокой долей вероятности ведёт к провалу заказа. На практике, особенно в небольшой студии, развести эти моменты бывает достаточно сложно, так как, например, ведущий программист выступает, как правило, ещё и менеджером проекта. В нашем курсе обе этих стороны будут постоянно пересекаться, но мы постараемся выделять и отделять организационные моменты от технических.

Проблемы перед веб-студиями возникают как только они получают заказ на проект чуть более сложный, чем обычно. Немного более сложный, немного более большой, немного более высоконагруженный. (В рамках Bitrix Framework это означает, что как только запросы клиента выходят за пределы административной части, инфоблоков с контентом, то начинаются сложности.) В этом курсе мы постараемся дать простые методики как выжить в данном случае.

Надо понимать, что сложный проект и высоконагруженный проект — это немного разные вещи. Возможен высоконагруженный проект на штатном функционале CMS. В этом случае требуется, главным образом, настройка серверов. И возможен сложный проект, где требуется большая работа по написанию кода в дополнение к имеющемуся, но проект не подразумевает большого числа посетителей.

В первом случае полезна будет, в первую очередь, глава про эксплуатацию, во втором — глава про разработку.

Цель курса — помочь веб-студиям в организации работ, разработки и эксплуатации проектов. Этот курс — не столько теоретический, сколько практический, он построен на опыте разработки больших и малых, высоконагруженных и простых проектов.

Курс рассматривает вопросы создания высоконагруженных и сложных проектов без привязки к нашим продуктам. Примеры на базе платформы Bitrix Framework, приведённые в курсе, даны как один из вариантов реализации. Всё, что говорится на страницах ниже, можно применить и при работе с другими системами.

Комментарии к урокам
На каждой странице курса авторизованный на сайте посетитель может дать комментарий к содержимому страницы. Комментарий — не форум, там не ведётся обсуждений или разъяснений. Это инструмент для сообщений нам об ошибках, неточностях. Для отправки комментария воспользуйтесь расположенной в правом нижнем углу окна браузера кнопкой:
Баллы опыта

В конце каждого урока есть кнопка Прочитано! . При клике на неё в Вашу итоговую таблицу опыта добавляется то количество баллов, которое указано в прочитанном После нажатия кнопки Прочитано! появится
окно подтверждения:

уроке.

Периодически мы заново оцениваем сложность уроков, увеличивая/уменьшая число баллов, поэтому итоговое количество набранных Вами баллов может отличаться от максимально возможного. Не переживайте! Отличный результат — это если общее число набранных Вами баллов отличается от максимального на 1-2%.

Если нет интернета

Скачать материалы курса в формате EPUB. Файлы формата EPUB Чем открыть файл на
Android:
EPUB Reader
CoolReader
FBReader
Moon+ Reader
eBoox

iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate

Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome

iOS
Marvin for iOS
ShortBook

Linux:
Calibre
FBReader
Cool Reader
Okular обновляются периодически, поэтому возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса. Версия файла — от 02.11.2021.

Массовый перенос задач по стадиям канбана

Для владельцев коммерческих тарифов уже доступны от 2 до 10 приложений в рамках интеграционного пакета. Подробно изучить возможности полного каталога готовых решений Битрикс24.Плюс Маркет вы можете в бесплатном 15-дневном демо-режиме.

Канбан — система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок». Своим появлением канбан обязан фирме «Toyota», которая разработала и впервые в мире применила на практике данную систему.

Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». В Битрикс24 канбан реализован в виде виртуальной онлайн-доски для работы с проектами и задачами внутри проектов. Онлайн-доска наглядно показывает на каком этапе находится та или иная задача. В зависимости от стадии сотрудники перемещают текущие задачи в соответствующие колонки, настроенные администратором.

Иногда сотруднику необходимо перенести на нужную стадию сразу несколько своих индивидуальных задач. Если таких задач немного, в Битрикс24 это можно сделать в ручном режиме. Если же у сотрудника много таких задач – воспользуйтесь специальным приложением Массовый перенос задач по стадиям канбана .

Приложение позволяет выбрать все задачи из конкретного проекта или из «Моего плана» и автоматически перенести их с одной стадии в другую.

Выбор стадии для переноса задач

Версия 1
Приложение позволяет выбрать все задачи из конкретного проекта или из «Моего плана» и автоматически перенести их с одной стадии в другую.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *