Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция
Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.
Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.
Предварительная настройка 1С ЗУП
Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».
В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.
Утверждение штатного расписания
Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.
В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».
Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.
При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.
На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.
Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.
На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.
После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».
Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.
Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».
В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.
Изменения оклада и плановых начислений
Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.
На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».
В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.
В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.
Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП
Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».
Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.
Отчетность
В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».
Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».
Штатное расписание в программе 1С: Зарплата и управление персоналом
Если вы ведете штатное расписание в 1С: ЗУП, то вы сможете:
- в автоматическом режиме формировать список и размер начислений, которые будут соответствовать выбранной должности и подразделению;
- оформлять кадровые приказы и контролировать их соответствие штатному расписанию;
- проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию и выполнять другие важные операции.
Кстати, в разделе «Инструкции» опубликовано множество полезных материалов по работе в 1С. Инструкции по 1С: ЗУП вы найдете здесь.
Как включить функцию штатного расписания в 1С: ЗУП
Откройте раздел «Настройка», выберите пункт «Кадровый учет», перейдите по ссылке «Настройка штатного расписания» и поставьте флажок рядом с полем «Ведется штатное расписание». Если вы хотите вести историю изменения штатного расписания в программе 1С: ЗУП, поставьте галочку рядом с соответствующим полем. В таком случае сначала создается документ «Утверждение штатного расписания», а последующие изменения вносятся с помощью документа «Изменение штатного расписания». То есть вы всегда можете посмотреть предыдущий вариант штатного расписания.
Флажок рядом с полем «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» устанавливается по желанию. В этом же окне вы можете активировать «вилку» окладов и надбавок, разряды и категории, настроить способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания и бронирование позиций.
Как заполнить штатное расписание в 1С: ЗУП
Чтобы утвердить или изменить штатное расписание в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, перейдите в раздел «Кадры». Откройте пункт «Штатное расписание».
Здесь вы можете указать вид списка – иерархический или одноуровневый. В нижней части экрана установите флажки рядом с нужными полями для отображения неутвержденных и закрытых позиций.
Неутвержденные позиции – это позиции, которые были созданы, но еще не утверждены в штатном расписании. Такие позиции выделены жирным шрифтом. Закрытые позиции – это позиции, исключенные из штатного расписания. Они зачеркнуты, напротив них стоит дата закрытия.
В разделе «Кадры» есть отдельные журналы для утверждения штатного расписания и его изменения.
Предположим, что штатное расписание ведется с историей изменения и оно уже утверждено. Чтобы добавить новые позиции или изменить штатное расписание в 1С: ЗУП, создайте документ «Изменить текущее штатное расписание».
Укажите дату документа и дату изменения. Выберите нужную организацию (если в базе их несколько). В документе вы увидите команды, с помощью которых можно добавить, изменить или закрыть позицию.
Если в табличной части документа строка выделена зеленым цветом, то это означает, что добавлена новая позиция в штатное расписание.
При добавлении новой позиции штатного расписания указывается подразделение, должность, график работы и количество единиц по данной позиции.
Добавьте вид начисления (с помощью команды «Добавить»), значение показателя и комментарий (если он нужен).
На вкладке «Дополнительно» вы можете указать трудовую функцию, спецоценку условий труда, досрочную пенсию и отредактировать количество дней отпуска.
На вкладке «Специальности» вы можете указать те специальности, которые подходят для этой позиции.
Синим цветом выделены измененные позиции штатного расписания. Если вы отредактировали значение показателя, автоматически указывается комментарий, который описывает внесенное изменение. При желании вы также можете изменить сведения на вкладках «Дополнительно» и «Специальности».
Красным цветом отмечены позиции в штатном расписании, которые были закрыты. При закрытии позиции дополнительная форма не открывается, позиция выделяется красным цветом и после проведения документа «Изменение штатного расписания», принять сотрудника на данную позицию нельзя.
При формировании документа «Изменение штатного расписания» для большого количества строк, воспользуйтесь кнопкой «Заполнить показатели». Например, если для нескольких строк будет один и тот же оклад, установите флажок напротив показателя «Оклад», выберите способ заполнения и укажите значение. После того как вы нажмете на кнопку «ОК», в выделенных строках значение поменяется согласно заполненным показателям.
Чтобы изменить начисления сотрудников в соответствии со штатным расписанием, нажмите на кнопку «Изменить начисления сотрудников». После заполнения всех полей документ необходимо провести и закрыть.
Из рабочего места «Штатное расписание» вы можете создать печатные формы унифицированных документов.
Отчеты по штатному расписанию вы найдете в разделе «Кадры», пункт «Кадровые отчеты».
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «Штатное расписание в ЗУП 3.1» вы можете на нашем канале 42Clouds — 1С Онлайн.
Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция
Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.
Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.
Какое изменение придется зафиксировать в ШР:
- появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
- изменили название должности, переименовали отдел;
- изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
- ликвидируют отделы и вакантные позиции;
- проводят сокращение штата, численности.
Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.
В штатное расписание вводятся новые штатные единицы
Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.
Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:
- в шапке документа указывают наименование предприятия;
- ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
- слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
- указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
- указывают предложения по решению описанных вопросов;
- закрепляют ответственных за исполнение приказа;
- при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
- подпись составившего и ее расшифровка.
Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:
В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.
Все, что нужно знать про штатное расписание в 2021 году
Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2021 год оформляем по всем правилам.
Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст.
57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.
Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.
Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.
За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.
Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.
179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2021: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.
Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.
Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении штатки;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма документа
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала.
Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.
Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2021 год, утвержденная постановлением Госкомстата.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2021 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.
Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.
Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).
Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2021 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности.
Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.
Переименование должности
Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.
Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.
На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.
Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:
Готовим приказ
Понятно, что введение новой должности в штатное расписание (образец приказа см. в конце статьи) – это прерогатива руководителя организации. Именно директор принимает решение о новом сотруднике.
Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания. Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:
- использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, конечно, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Так как единой унифицированной формы приказа нет, он может быть составлен в произвольной форме. Специально для читателей наши специалисты разработали приказ о введение новой должности в штатное расписание. можно бесплатно по прямой ссылке на сайте.
Образец из статьи «Дополняем штатное расписание образец».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Изменение оклада
Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.
Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Ответственный по оформлению штатного расписания
После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.
На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.
Вывод вакантных должностей
Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:
- дату, с которой данное изменение вступает в силу;
- название должностей, которые исключаются;
- количество штатных единиц, которые исключают.
Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.
Приказ на исключение вакантных должностей, образец
Сокращение штата
Для проведение такой процедуры потребуется:
- Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
- Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
- Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.
Как ввести в штатное расписание 0 5 ставки образец приказа
Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Как ввести в штатное расписание 0 5 ставки образец приказа». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь этот документ содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). А как составить приказ о добавлении штатной единицы?
Добавляем штатную единицу в штатное расписание: образец приказа
Как оформить введение новой штатной единицы? Руководством принято решение создать новую должность. Она должна быть включена в штат в ближайшее время.
Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.
Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как составить приказ на добавление штатной единицы в штатное расписание? Образец приказа, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровику справиться с задачей.
Необязательный, но нужный
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужна ли , или можно обойтись без нее.
К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.
Приказ о введении новой должности в штатное расписание
При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей.
Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников.
Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.
Порядок вынесения приказа
Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия.
В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания.
Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
- Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
- Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
- Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
Рекомендуем прочесть: Земельный участок молодой семье екатеринбург 2021 год
В штатное расписание вводятся новые штатные единицы
Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Структуру и численность сотрудников организации работодатель вправе определять самостоятельно с учетом особенностей деятельности и потребностей организации. Для оформления штатной численности организация использует штатное расписание.
Если работодатель устанавливает по должности неполные штатные единицы, то он может в штатном расписании указать количество штатных единиц в соответствующих долях. Например, 0,25; 0,5; 1,75 и т. д. (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Такая ситуация возможна, если сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени или по совместительству. В таких случаях его работу оплачивают пропорционально отработанному времени (ст. 93 ТК РФ). А количество часов, которые сотрудник должен отработать пропорционально размеру ставки, которую он занимает.
Например, если сотрудник работает два дня в неделю, по 8 часов в день при стандартной продолжительности работы 40 часов в неделю и 8 часов в день, его ставка будет составлять 0,4 – 16 часов работы делим на недельную норму 40 часов. Аналогично рассчитывают 0,25; 0,5; 0,75; 0,8 ставки и т. д.
При этом в общем случае законодательство не устанавливает никаких ограничений на разбивку одной ставки на части (ст. 93, 284 ТК РФ). Исключение предусмотрено только для совместителей, они могут занимать до 0,5 ставки.
В штатном расписании вы в графе 4 указываете число единиц: 0,5; в графе 5 – указываете полный оклад (5 000 рублей). То, что работник будет занят 0,5 ставки отразится на общем ФОТ по должности.
ФОТ (графа 9) определяется путем умножения графы 4 на сумму граф 5; 6; 7; 8. Т.е. Если надбавок и доплат по должности нет, то в графе 9 должно быть (0,5 (гр. 4) х 5000 (гр. 5) = 2 500).
Но в приказе надо указать численность и оклад.
Вопрос
Если вводим в штатное расписание 0,5 единицы, то какой оклад указывать полный (например 5 000) или 0,5 (2 500) в приказе о вводе штатной единицы? В трудовом договоре понятно, а в приказе «Ввести с 02.05.2021г.: В Аппарат при руководстве должность. • Инженер по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям – 0,5 единицы, с должностным окладом 5 000, 00 рублей.» или 2500?
Работа на полставки сейчас является достаточно распространенным решением для многих работников и работодателей.
Например, когда нужды в специалисте, работающем полную рабочую неделю нет, или когда какая-то должность прекрасно может быть замещена внешним или внутренним совместителем, применяется именно такой подход.
Вопрос того, как отразить в штатном расписании 0.5 ставки — то есть, неполную занятость сотрудника, крайне актуален для многих современных российских работодателей и специалистов по кадровому делу.
Несмотря на кажущуюся сложность этого вопроса, полставки в штатном расписании отражаются в большинстве случаев точно так же, как и должность сотрудника, работающего по принципу полного трудоустройства.
Помочь правильно составить документацию может образец штатного расписания на 0.5 ставки.
Как отразить в штатном расписании 0.5 ставки — общие принципы
- Штатное расписание является деперсонализированным документом. То есть — в нём указываются конкретные должности, независимо от того, какой сотрудник фактически их занимает.
- Соответственно этим принципам, каждая должность, предполагающая работу на полставки, указывается в штатном расписании как полноценная должность.
- В графе «Количество штатных единиц» указывается дробное значение, если должность предполагает трудоустройство только одного работника на полставки.
- В графе «Оклад» должен быть указан общий размер оклада в таком размере, каким он был бы при работе на полной ставке.
: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирм В зависимости от этого и действуйт
- оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
- оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.
ОБЪЯСНЯЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Справочник Бухгалтера
В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. Нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях По общему правилу в штатном расписании нужно указать все штатные единицы (в т.
ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Если организация использует унифицированную форму № Т-3. то прописывать условия, на которых работают сотрудники, не нужно, так как штатное расписание включает сведения о количестве штатных единиц.
Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем.
Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч.
Moneyprofy.ru
Если предприятие не планирует сокращения по официальной схеме, то можно и 1 поставить, если планирует свободные 0,5 ставки этой должности придеться предлагать сокращаемому, как вакантные.
как правильно вносить в штатное расписание должность, если человек работает на 0,5 ставки.
В расписании должна стоять 1 единица и полный оклад или дожно стоять 0,5 и половина оклада ?
если вам не нужно, чтобы у вас в ШР «висело» лишние пустые 0,5 ставки — пишите 0,5.
При приеме сотрудника на работу на должность кторой раньше не было, необходимо добавить эту должность в штатное расписание. Это нужно сделать предыдущим числом от приказа о приеме на работу, тем же числом или следующим?
Или предыдущим, или этим же — на ваш выбор. Следующим точно не надо — а то получится, что вы приняли на должность, которой не было в ШР.
Как правильно составить приказ (формулировку) о выведение
Штатное расписание: решаем нештатные ситуации
И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом.
Должны ли мы были это делать?
: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируются:
- сложившееся разделение труда между работниками;
- условия оплаты их труда.
ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника».
Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:
- есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда);
Приказ об изменении штатного расписания
Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом.
Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.
Как изменить 0,5 ставки в штатном расписании на целую ставку с изменением оклада?
Это означает, что работодатель вправе по своему усмотрению менять штатное расписание в отношении этой должности, а именно, предусмотреть по должности целую штатную единицу и изменить размер оклада.
В этой ситуации, поскольку должность вакантна, не будет иметь место изменение трудового договора, поэтому организация вправе в удобном ей режиме проводить подобные изменения.
Отметим, что внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами: издать .
Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.
Ситуация: Можно ли разделить ставку на части – 0,75, 0,25, 0,1 и т. д. или есть какие-то рамки Нина Ковязина, заместитель директора
Какой оклад нужно указать в штатном расписании, если сотрудник принят на 0,5 ставки?
Надбавки, руб. Всего, руб.((гр. 5 + гр. 6 +гр.
4) Примечание ученая степень режим работы ответственность 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Администрация 01 Директор 1 60 000 5000 2000 3000 70 000 Администрация 01 Технический директор 0,5 40 000 – – 20 000 … … … … … … … … … … Отдел ______ 05 Техник-программист 0,1 7000 800 780 Отдел_________ 09 Уборщик 3 7800 — — — 23 400 Итого 28 Х х Х Х 367 000 Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров Е.Э. Глебова личная подпись расшифровка подписи Если, принимая на работу работника –совместителя или просто работающего неполное время Вы в графе 5 уменьшите оклад до 20 000 рублей (пример с техническим директором), то пропорцию нужно будет считать от оклада 20 000 рублей, и на 0,5 ставки он будет получать всего 10 000 рублей Если полная
Какой оклад указывать, если вводим в штатное расписание 0,5 единицы?
Исключение предусмотрено только для совместителей, они могут занимать до 0,5 ставки.
Работа по должности в течение стандартной продолжительности рабочего времени – 40 часов в неделю считается одной полной ставкой (ст.
91 ТК РФ). То есть ставку можно определить как отношение количества отработанных часов в неделю к норме рабочих часов, которую сотрудник должен отработать, чтобы получить полный оклад.
Структуру и численность сотрудников организации работодатель вправе определять самостоятельно с учетом особенностей деятельности и потребностей организации. Для оформления штатной численности организация использует . Если работодатель устанавливает по должности неполные штатные единицы, то он может в штатном расписании указать количество штатных единиц в соответствующих долях.
Например, 0,25; 0,5; 1,75 и т.
д. (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
Согласно письму №428-6-1 от 22.03.2012, направленному Федеральной службой по труду и занятости, частота изменений в штатное расписание определяется владельцем.
Единственное требование – обязательность таких изменений. Допускается замена штатного расписания новым с оформлением соответствующего приказа.
Функция оформления приказа законодательно не закреплена за определенным подразделением.
Исходя из практики, исполнителями по приказу могут быть:
-
директор, если компания маленькая и не содержит сотрудников, занимающихся персоналом; бухгалтер или плановик, реже юрист – на небольших предприятиях, где отсутствует кадровая служба, а обязанность оформления приказа возложена руководителем на определенного человека; отдел труда или лицо, выполняющее его функции – на больших предприятиях.
Приказ печатается на бланке предприятия и имеет следующую структуру: Название, дата и номер документа.
Как ввести в штат сотрудника на 0,5 ставки?
В графе 9 выводим фонд оплаты труда: графы (5+6+7+8) умножить на графу 4 и получаем фактический фонд оплаты труда по данной должности. Фрагмент штатного расписания: Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество штатных единиц Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.
Надбавки, руб. Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. × гр.
4) 3 4 5 6 7 8 9 Секретарь 0,5 30 000 – – – 15000 Можете оформить сотрудника на основное место работы, установив ему, режим неполного рабочего времени. Данный режим работы является абсолютно законным, так как на работу с неполным графиком организация может перевести любого сотрудника по его просьбе (заявлению) или по соглашению сторон трудового договора.
Таким образом, если неполное рабочее время устанавливается сотруднику при приеме на работу, то это условие необходимо отразить в трудовом договоре, а также в приказе о приеме на работу.
Как в 2021 штатном расписании отразить 0.5 ставки образец заполнения
Но когда есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:
- Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.
- Сформировать четкую структуру организации.
- Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание – это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками.
При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.
С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без “штатки” довольно сложно.
Можно ли в штатном расписание установить ставку 0,5 единицы?
Оплату труда работника и в трудовом договоре и приказе надо отразить так: указать полный оклад (как в графе 5 штатного расписания) по должности и оговорку о том, что оплата труда производится пропорционально фактически отработанному времени, а при необходимости в скобках указать (0,5 ставки). Это следует из ст. 57, 129, 93 ТК РФ.
Таким образом, начисление и заработной платы и премий будет у Вас пропорциональным. В штатном расписании в графе 4 надо указать количество единиц по должности (0,5), в графе 5 – указываете полный оклад по должности, а в графе 9 Вы получите размер пропорциональной платы труда (гр. 4 х (гр 5 + гр. 6+ гр. 7 гр.8) или ФОТ по данной должности с учетом численности работников.
Унифицированная форма № Т-3Утверждена постановлениемГоскомстата Россииот 5 января 2004 г. № 1 Код Форма по ОКУД 0301017 «Альфа» по ОКПО 00000000 наименование организации Номердокумента
Можно ли в штатное расписание вводить неполную ставку?
Аналогично рассчитывают 0,25; 0,5; 0,75; 0,8 ставки и т. д. При этом в общем случае законодательство не устанавливает никаких ограничений на разбивку одной ставки на части (ст.
93, 284 ТК РФ). Исключение предусмотрено только для совместителей, они могут занимать до 0,5 ставки. Таким образом, работодатель исходя из потребностей организации, может самостоятельно решить вводить ему 1 ставку или 0,5 ставки в штатное расписание.
Если организация планирует принять совместителя на 0,5 ставки и больше никого по этой должности на оставшуюся часть ставки не принимать, то можно ввести в штатное расписание только 0,5 ставки по этой должности. Подробности в материалах Системы Кадры:
- Ситуация: Как заполнить форму штатного расписания
, в отличие от , – документ обезличенный. В нем указывают не конкретных сотрудников, а количество должностей в организации и оклады по ним.
Настройка штатного расписания в 1С ЗУП 8.3
Штатное расписание является документом, определяющим организационный состав компании, а также список должностей и специальностей, которые есть в компании, с показанием численности сотрудников и размеров окладов по каждой из специальностей.
Обязанность по созданию и утверждению штатных расписаний и изменений к ним в основном ложится на кадровых работников и специалистов. На основании анализа штатного расписания кадровый специалист может определять наличие незанятых ставок и должностей (вакансий). Для этого нужно сведения по ставкам из штатного расписания сравнивать с фактическим числом принятых на работу сотрудников.
Росстатом установлена унифицированная форма штатного расписания Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Согласно ТК РФ необходимо, чтобы сведения из трудового договора о занимаемой сотрудником должности, а также сведения об окладе, т.е. о размере заработной платы, соответствовали данным действующего штатного расписания, утвержденного руководителем организации.
Создание и настройка штатного расписания в 1С ЗУП 8.3
Открываем в 1С Зарплата и Управление Персоналом — Настройки — Кадровый учет — Настройка штатного расписания
В появившемся окне настройки штатного расписания отмечаем галочкой:
- ведение штатного расписания;
- автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию;
- ведение истории изменений штатного расписания;
- использование (применение) «вилки» окладов и надбавок;
- при описании позиции штатного расписания использование разрядов профессии и категорий должности;
- использование бронирования позиций;
Перед тем, как принять на работу сотрудника или создать в программе «кадровое перемещение», можно забронировать штатную позицию и ставки в необходимом количестве. Также можно задать число дней для сохранения брони. По истечении указанного в специальной графе в форме настройки количества дней, те штатные позиции, на которые распространялось бронирование, будут показаны красным цветом в отчете «Штатная расстановка».
Создание штатного расписания
Штатное расписание, как правило, утверждается сроком на один год в начале года. Для этого создается приказ по предприятию. Для того чтобы сформировать штатное расписание и распечатать правильно заполненную унифицированную форму Т-3 нужно в 1С Зарплата и Управление Персоналом зайти в подсистему Кадры. Проверить правильность заполнения или заполнить справочники «Подразделения» и «Должности» из соответствующих пунктов меню. Список должностей может быть заполнен путем их подбора из классификатора (ОКПДТР).
Для первоначального заполнения штатного расписания выберем подпункт «Изменение штатного расписания» (Рис.2) и создадим новый документ «Утверждение штатного расписания». Документ нужно заполнить списком должностей с указанием размеров окладов и количеством необходимых ставок. После заполнения и проведения документа выведем на печать «Приказ об утверждении» и «Штатное расписание (Т-3)»:
Как изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3
Если нам нужно изменить штатное расписание, и таких изменений много (например, нужно поменять названия принятых в организации специальностей и должностей, или провести повышение окладов по предприятию), приказом по предприятию необходимо произвести отмену старого штатного расписания, и тем же приказом утвердить ввод в действие нового документа со всеми изменениями. Для этого нужно создать в 1С новый документ «Утверждение штатного расписания» (Рис. выше), указать дату начала действия нового расписания и обязательно распечатать Приказ об утверждении нового штатного расписания, без которого оно будет недействительно.
При необходимости внесения небольших изменений в штатное расписание мы должны использовать другой документ, который называется «Изменение штатного расписания» и находится в том же журнале документов, как и «Утверждение штатного расписания».
Например, необходимо произвести увеличение штата компании на одну штатную единицу, изменить максимальный размер оклада по определенной должности и убрать (сократить) одну штатную единицу по уже существующей должности.
В подсистеме Кадры выберем подпункт «Изменения штатного расписания» и создадим новый документ «Изменение штатного расписания». Предположим, что изменения должны вступить в силу с 1 марта 2018 года. По кнопке Добавить позицию введем новую должность «Гравер» (Рис. ниже, строка док-та 1). Для уже утвержденной с начала года должности «Чертежник» изменим максимальный размер оклада с 60000 на 65000 руб. в открывающейся форме, доступной по кнопке Изменить позицию.
И чтобы убрать ставку, выберем Закрыть позицию: в нашем примере количество ставок на должность «Инженер» — 3, но нам нужно, чтобы осталось две ставки — для этого после закрытия позиции целиком создадим ещё одну строку в документе по кнопке Добавить позицию и выберем «количество ставок» — 2. (Рис. ниже, строки 3 и 4).
Распечатаем «Приказ о внесении изменений» в утвержденное с начала текущего года штатное расписание, чтобы изменения вступали в силу с даты, которую мы указали в 1С в документе «Изменение штатного расписания».
Заключение
В заключение можно добавить, что штатное расписание ведется кадровыми службами, либо другими ответственными лицами по организации. Наличие круглой печати организации не является обязательным условием. Если штатное расписание не умещается на одном листе, то листы могут быть просто скреплены скрепкой.
Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию по вопросу «Штатное расписание в 1С»